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RISORSE…UMANE

Siamo una società di consulenza HR che si differenzia dalle altre, per la precisione a livello di recruitment, per l’innovazione che contraddistingue i nostri servizi, ma soprattutto per l’attenzione che diamo all’aspetto umano del nostro lavoro. Vogliamo farci conoscere meglio, leggete questo articolo!

Il cambiamento è inevitabile e costante, esattamente come averne paura.

A primo impatto, istintivamente i cambiamenti, che siano personali o lavorativi, almeno un po’ ci spaventano. Ma perché questo accade?
Una risposta univoca, adatta ad ogni situazione, non può esistere ma si possono sicuramente identificare delle reazioni di base che caratterizzano il comportamento di tutti noi, aldilà del contesto specifico.
Il più comune dei sentimenti riguarda la naturale paura nei confronti dell’ignoto, poco importa se relativo alla nostra sfera personale o lavorativa.
Una reazione inconscia legata ad un forte spirito conservativo ci spinge a temere ciò che non conosciamo.
Una sensazione di paura legata al fatto che l’ignoto è per definizione meno prevedibile e quindi meno controllabile e ciò può trasmetterci la sensazione di non riuscire a gestire la situazione, qualsiasi sia, perché diversa dalle precedenti che abbiamo vissuto.
La prima naturale conseguenza di un approccio di questo genere è quella di pensare che non riusciremo a raggiungere gli obiettivi e risultati che avremmo voluto ottenere, cominciamo a credere meno in noi stessi e a dubitare delle nostre capacità.
Queste sensazioni accomunano gran parte delle persone e, di conseguenza, sono ampiamente diffuse anche all’interno delle aziende che, per definizione, sono composte e portate avanti dal lavoro dei loro collaboratori.
Davanti a un cambiamento, organizzativo e personale, in primo luogo è importante ricordarsi che la prospettiva con cui ci si approccia alle situazioni che dobbiamo affrontare determina in gran parte il risultato finale e, soprattutto, il nostro stato d’animo.
Non dipende tanto da cosa ci capita, ma da come reagiamo, ci organizziamo e gestiamo il momento.
Davanti a un cambiamento il primo e più corretto approccio è quello di ricordarsi che non possono esistere percorsi senza necessità di dover scegliere su che aspetti puntare, il fulcro sta nel comprendere chiaramente le diverse opportunità che le differenti scelte possono portare.
Una situazione di prolungata staticità, specialmente in ambito lavorativo, dovrebbe essere un forte campanello di allarme poiché là dove non ci sono cambiamenti non c’è sicuramente crescita, né del business né delle persone coinvolte.
Altro tassello fondamentale consiste nel comprendere come muoversi quando ci si trova ad affrontare un cambiamento.
Non bisogna avere fretta. È necessario stabilire una scala di priorità, andando a definire passo dopo passo quali siano le azioni corrette da fare. Altrettanto importante è determinare chi si occuperà di quali aspetti.
Specialmente all’interno di un’azienda bisogna ricordarsi che non si è soli, ma esistono aree preposte a gestire differenti attività a cui corrispondono competenze e conoscenze differenti che possono incidere in maniera complementare all’interno di un processo di gestione del cambiamento.
Condividere, delegare, supportare e organizzarsi sono i quattro pilastri che servono a gestire un cambiamento a livello organizzativo.
All’interno di questo processo è fondamentale comprendere su quali aspetti dobbiamo focalizzarci noi in prima persona o il nostro team.
Conoscere il proprio valore e la sua applicazione in termini organizzativi ci permetterà di suddividere chiaramente i compiti con i nostri colleghi.
Questo processo di analisi del cambiamento ci porterà a viverlo con curiosità, consapevoli delle opportunità che può portare con sé.
Ricordarsi che la forza di un’organizzazione sta proprio nelle persone è il tassello che ci permetterà di gestire e organizzare il cambiamento al meglio.
Dobbiamo comprendere su quali aspetti sarà necessario intervenire per gestire il cambiamento e quali fattori e conoscenze bisognerà mettere in campo per ottenere dei buoni risultati durante un periodo di trasformazione.
Bisogna quindi essere consapevoli di quale possa essere il nostro contributo, a livello personale o di team, e comprendere come comunicarlo chiaramente agli altri in modo tale che ci si possa coordinare al meglio in termini di tempistiche e contenuti.
Un lavoro così impostato richiede impegno, chiarezza e flessibilità ma ci porterà il grande risultato di percepire una capacità di controllo crescente rispetto al cambiamento che stiamo vivendo.
Per un’organizzazione vivere una fase di cambiamento può spaventare proprio perché le persone percepiranno incertezza e impossibilità di prevedere chiaramente il loro ruolo all’interno del processo.
Tuttavia la paura di cambiare può essere dominata con la razionalità e con la consapevolezza che ogni crescita richiede delle trasformazioni e che queste per essere governate hanno bisogno di competenze, condivisione e fiducia.
David Goleman, psicologo statunitense, ci ricorda che ad oggi l’intelligenza emotiva è due volte più importante delle competenze tecniche.
Questa riflessione mette immediatamente in luce quanto la chiave del successo per un’azienda oggi risieda proprio nella capacità delle persone di organizzarsi, supportarsi, comprendere come poter intervenire a supporto di un processo o di un collega, condividere le capacità e le perplessità.
Questa sfera è passata in primo piano anche perché ad oggi i cambiamenti sono sempre più frenetici e all’ordine del giorno e, come detto, non sono le capacità tecniche e costituire la chiave per una gestione di successo.
Le conoscenze tecniche sono fondamentali, ma da sole non bastano.
Senza quella sfera di soft skills, di empatia e di capacità di organizzazione e condivisione le competenze tecniche non avrebbero modo di circolare all’interno dell’azienda.
Si genera così uno scambio cognitivo continuo in cui persone appartenenti allo stesso team o a differenti aree dell’azienda si supportano e collaborano tra loro, specialmente nella gestione di processi nuovi e fasi di cambiamento e, perciò, di incertezza.
La capacità di adeguarsi al cambiamento farà la differenza nel ciclo di vita di un’azienda.
Sopravviveranno e cresceranno quelle realtà in cui la conoscenza tecnica si sposa con l’intelligenza emotiva e sociale, ciò consentirà di costruire un ambiente in cui collaborazione e scambio porranno le basi per gestire i cambiamenti a venire al fine di trarne i migliori frutti.
Ma quali possono essere i cambiamenti che più nell’immediato coinvolgeranno il mondo del lavoro?
Viviamo sicuramente un momento difficile e nuovo sotto molti punti di vista.
Cambiamenti e trasformazioni profonde a livello sociale hanno, e stanno, profondamente plasmando e modificando anche il mondo del business.
Si pensi allo sforzo di gestione che tantissime aziende hanno dovuto affrontare quando dall’oggi al domani si sono ritrovate a dover operare totalmente a distanza.
Situazioni del genere, vissute quasi due anni fa dalla totalità dei lavoratori, ci dimostrano come un cambiamento, se non viene ben affrontato e strutturato, può rivelarsi dannoso se non addirittura catastrofico. Dall’altro lato ci porta anche a riflettere sull’inevitabilità dei cambiamenti stessi.
Ma se all’epoca non c’era tempo e modo per organizzarsi e gestire il cambiamento oggi invece lo si può trovare.
Una prima importante riflessione va sicuramente dedicata al fatto che il periodo di grande criticità che la pandemia ha causato ha provocato un’accelerazione di alcuni fattori di cambiamento nella società e nel mondo del lavoro.
In primo luogo la tanto discussa e apprezzata diffusione dello smart working.
Una modalità di lavoro che era considerata futuristica o, in ogni caso, ad appannaggio di pochi si è estesa alla maggioranza dei lavoratori lasciando gran parte di questi piuttosto soddisfatti.
E se è vero che il cambiamento è avvenuto in maniera precipitosa e repentina è anche vero che, come tutti i cambiamenti, non può essere cancellato.
Passare ad una nuova modalità di lavoro in modo così brusco è stato sicuramente caotico tanto per le organizzazioni quanto per le persone così da costituire per molti un serio problema di gestione, per lo meno in fase iniziale.
Eppure ad oggi sono moltissimi i lavoratori che esprimono la volontà di restare in smart working o quantomeno di poter lavorare con una forma ibrida tra presenza e distanza.
Le aziende devono quindi strutturarsi tenendo in considerazione questo aspetto.
Poter lavorare da casa è diventato un benefit piuttosto accessibile ed irrigidirsi davanti a questo cambiamento, rifiutandolo e non mettendolo a disposizione dei propri collaboratori, rischia soltanto di far perdere risorse preziose all’azienda o di veder scappare i migliori candidati per un processo di selezione in corso.
Diventa fondamentale la capacità di gestione delle aziende rispetto a questo elemento.
Non soltanto è utile strutturarsi per riuscire a lavorare garantendo quantomeno una modalità mista tra presenza e lavoro da remoto, ma bisogna di conseguenza ripensare i vari processi affinché possano funzionare considerando questo scenario come permanente e non come un’emergenza temporanea.
Ciò significa, per esempio, ridisegnare i processi di On-boarding e di affiancamento per nuove figure che entrano a far parte dell’organizzazione e che si inseriranno in un ambiente lavorativo che opera abitualmente in modalità parzialmente digitali.
Anche in questo caso saranno le soft skills a fare differenza nel costruire un ambiente ben strutturato ed efficace. Le nuove pratiche lavorative infatti richiederanno un occhio di particolare attenzione per quanto riguarda l’empatia e la comunicazione, due capacità di sostanziale importanza per creare un buon clima all’interno del team soprattutto se non si ha occasione di vedersi, confrontarsi e lavorare fianco a fianco ogni giorno.
Comprendere la giusta importanza di questi fattori permetterà di creare un ambiente in cui sostegno e fiducia circolino tra le persone che sono chiamate a collaborare.
Sostegno da parte di chi già c’è per coordinarsi al meglio in queste nuove modalità e sostegno per chi si inserirà in una nuova realtà lavorativa e avrà modo di conoscerla e viverla in presenza solamente a tratti.
La base per garantire sostegno è sicuramente la comunicazione attraverso cui la nostra capacità di comprendere e di allinearsi con i bisogni degli altri si manifesta.
Solide capacità comunicative permettono di far circolare tra le persone all’interno del team le informazioni e le conoscenze necessarie per portare a termine i vari task, consentono di coordinarsi in modo efficace in caso di dubbi o intoppi e permettono inoltre di seguire e affiancare in modo appropriato le figure più junior.
Lavorare su questa sfera di elementi contribuirà a costruire un ambiente di fiducia in cui la distanza non metterà in dubbio l’operato delle persone poiché, anche a distanza, si lavorerà supportandosi e confrontandosi in modo da essere sempre allineati ed avere visibilità del lavoro del team, come se si fosse in presenza.
Non si tratta di un’attività di controllo, ma della costruzione di un clima di collaborazione e comunicazione trasparente che permetterà sia di operare al meglio anche se distanti e di avere sempre una visione di insieme del lavoro del team o, quantomeno, dei task su cui si sta lavorando.
Un altro elemento, speculare ma di natura opposta, su cui oggi diverse aziende si trovano a dover intervenire è quello legato al rientro in ufficio a seguito di un lungo periodo di smart working.
Le aziende sono chiamate a gestire questa fase a livello organizzativo e di impostazione.
Non è possibile tornare a vivere gli ambienti di lavoro e la socialità con i colleghi così come si faceva in passato, è necessario quindi strutturare gli spazi affinché rispettino le normative e ciò spesso, tra le altre cose, si traduce in una suddivisione dei giorni in presenza tra le varie persone.
E’ anche necessario fornire una spiegazione sulla richiesta di rientro.
Chi ormai opera in smart working da tempo e si è abituato a gestire il lavoro in questa modalità ne coglie gli aspetti positivi che, magari, a primo impatto, scombussolati da un cambiamento così consistente e rapido si faceva più fatica a focalizzare.
Se la richiesta di rientro è unita ad una continuazione dello smart working viene generalmente ben accettata.
Non dispiace avere occasione di poter tornare in ufficio, soprattutto nelle giornate in cui ci sono attività che richiedono la collaborazione di molti e per cui è più agevole vedersi in presenza piuttosto che attraverso lunghe ore di call, magari anche a telecamera chiusa.
Riscontrano sicuramente maggiori difficoltà in questo ambito tutte quelle aziende che chiedono ai lavoratori di ritornare a una presenza totale, lasciando numerose perplessità sulla motivazione aldilà di questa scelta.
I lavoratori chiamati ad un rientro totalmente in presenza, che potrebbero però continuare ad usufruire dello smart working, rimangono spesso perplessi e faticano ad allinearsi con questa scelta aziendale.
I cambiamenti, come detto, non possono essere evitati o cancellati, a maggior ragione se avvengono su scala così ampia.
Rifiutare di riconoscere il lavoro a distanza come una modalità che ad oggi si è diffusa tanto da essere considerato un benefit per molte categorie di lavoro significa per un’azienda esprimere una visione anacronistica.
Il risultato spesso inevitabile di questa scelta è quello di vedere le persone allontanarsi dalla propria realtà per inserirsi in nuovi contesti che hanno abbracciato i cambiamenti avvenuti e hanno lavorato, e lavorano, per organizzarsi al meglio secondo le modalità che ad oggi risultano ormai contemporanee.
Affrontare un cambiamento significa proprio questo, lavorare in profondità per consolidarlo in modo tale da non perderne le potenzialità sia per le persone che per l’operatività.
Un altro elemento cruciale di cambiamento che coinvolgerà sempre più ambiti all’interno del mondo del lavoro è sicuramente dato dalla crescente diffusione dell’automazione e dell’intelligenza artificiale.
Due campi che stanno conoscendo consistenti sviluppi e che rimpiazzeranno o perlomeno cambieranno il modo in cui si lavora.
Alcune mansioni saranno sostituite totalmente dall’operato di una macchina, molte altre invece si troveranno a dover collaborare e confrontarsi sempre di più con sistemi di intelligenza artificiale, costruiti ed inseriti in azienda a seconda delle specifiche caratteristiche ed esigenze di quel dato contesto lavorativo.
Le aziende saranno chiamate a ripensare e progettare i contenuti e le modalità di svolgimento più tradizionali, dando spazio, a seconda della specifica realtà aziendale, alla misura in cui questi cambiamenti si inseriranno nella quotidianità lavorativa.
Come possono prepararsi le aziende per affrontare questa tipologia di cambiamenti?
Il primo fondamentale passo consiste nel costruire una chiara fotografia della situazione attuale dell’azienda in modo tale da comprendere quali siano i punti di possibile maggiore crescita o sviluppo in relazione con i cambiamenti che il settore di appartenenza affronterà.
L’intelligenza artificiale è pensata per supportare e aiutare le persone, sgravandole dai compiti più rischiosi, complessi o ripetitivi che possono essere chiamate a svolgere.
Tuttavia in alcuni casi una crescente automazione può inevitabilmente significare una sostituzione della persona con la macchina o il software.
Le aziende devono sviluppare una visione chiara degli ambiti in cui l’intelligenza artificiale andrà a ridurre o a modificare in modo consistente le mansioni svolte da persone.
L’obiettivo è quello di costruire un quadro in cui siano definite le competenze di cui l’azienda avrà bisogno per operare, individuando quelle che probabilmente verranno automatizzate e portate avanti da macchine e quelle invece che rimarranno al di fuori di questo processo.
Probabilmente nasceranno così nuovi ruoli o, in ogni caso, ambiti di lavoro e collaborazione che ad oggi non sono presenti o approfonditi.
Ovviamente si tratta di uno scenario estremamente volubile che può modificarsi profondamente per tipologia, consistenza e quantità di cambiamenti a seconda del settore e del business in cui si opera.
D’altronde comprendere in che misura l’intelligenza artificiale plasmerà il mondo, non soltanto lavorativo, è la domanda più complessa a cui dare oggi una risposta.
Non soltanto per la quantità di scenari differenti che una risposta completa deve considerare, ma anche per il grado di incertezza e di estensione che questo cambiamento sta portando con sé.
La forma che il mercato del lavoro acquisterà un domani sarà il risultato di differenti e complessi elementi, il ruolo di ogni organizzazione in questo scenario di consistenti cambiamenti difficili da prevedere è quello di cercare di restare al passo con sé stesse.
Ciò significa analizzare e conoscere le aree di sviluppo del proprio business e le competenze che sono necessarie per crescere, operare oggi con uno sguardo fisso anche sul domani.
La staticità, soprattutto in questa sfera, può essere letale per un’azienda.
Ogni organizzazione dovrebbe possedere risposte chiare rispetto a quali skills siano necessarie per affrontare con successo questa trasformazione, comprendendo quali obiettivi e quale forma deve darsi l’azienda per crescere.
Ogni cambiamento in capo alle aziende, che sia relativo alla crescente automazione o alle differenti modalità di lavoro, gira attorno ad un univoco punto per la sua corretta gestione: la scelta delle persone giuste.
Indipendentemente dal settore di attività e dalla specifica struttura dell’azienda a portarne avanti la mission e a concretizzare giorno dopo giorno i vari obiettivi sono le persone che vi operano all’interno.
L’unico modo per affrontare in modo efficace i cambiamenti che il quotidiano e il futuro lavorativo porterà con sé è dato dall’investire energie ed attenzione nei processi di Recruitment e di On-boarding.
Costituiscono le uniche due vie attraverso cui un’azienda sceglie ed inserisce persone al proprio interno e si tratta quindi di due processi che danno forma e supportano la risorsa più importante che ogni business può possedere.
OKTOPOUS affianca da sempre le aziende Clienti nel delicato processo di selezione individuando le risposte alle esigenze di crescita e sviluppo dell’organizzazioni.
Ci occupiamo di affiancare i nostri Clienti attraverso percorsi personalizzati, costruiti, strutturati ed erogati in base alle specifiche necessità del business.
Accompagniamo le aziende e i candidati anche nel processo di inserimento nel nuovo contesto lavorativo offrendo un supporto concreto alle aziende per rendere la fase di inserimento efficace per entrambe le parti coinvolte.
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Pensare digitale: tu ne sei capace?

Digitale, immediata e multimediale.

Queste sono le caratteristiche principali della comunicazione oggi, quelle che dominano la maggior parte delle nostre conversazioni, tanto nel tempo libero quanto in ambito lavorativo.

Ci teniamo aggiornati attraverso chat – Whatsapp, Instagram, Facebook – sono solo alcuni dei principali social che la maggior parte di noi usano nel quotidiano. Piattaforme in grado di consegnare il messaggio immediatamente raggiungendo il destinatario quasi ovunque, anche in grado di farci sapere quando ci avrà letto.

Una sottile ma costante pressione all’essere continuamente connessi o quantomeno reperibili.

Una caratteristica che nel privato può essere gestita nei modi più disparati, ma che in ambito lavorativo rappresenta per tutti una componente che sta conoscendo grandissimi sviluppi e che prende sempre più piede.

Una di quelle componenti con cui bisogna imparare a misurarsi, indipendentemente dal ruolo e dall’esperienza, e chiedersi “ma io so pensare in digitale?”

Sono in grado di ragionare e organizzarmi attraverso questi strumenti e con queste logiche?

E se non sono in grado, posso pensare di lasciar perdere?

No, non si può fare un passo indietro.

Non  è  possibile perché vorrebbe dire fermarsi, smettere di andare al passo con la propria attività, i suoi modi e i suoi strumenti. E ciò ci bloccherebbe, fermi senza modo di coordinarsi con gli altri, di gestirsi e di crescere.

Qual è allora il primo passo da fare?

Bisogna intanto capire quali siano queste logiche del pensiero digitale, cosa cambia esattamente? E come? Un primo fondamentale suggerimento ce lo fornisce Marshall Mcluhan – sociologo, filosofo e critico letterario – che ha elaborato la più famosa teoria generale sui media e sul loro ruolo in ambito comunicativo.

Mcluhan sostiene che le innovazioni tecnologiche abbiano un ruolo fondamentale nel definire le componenti principali della società stessa.

Con l’utilizzo dei media – e dei social – si accentua l’influenza del mezzo sul pensiero, il contenuto passa quasi in secondo piano rispetto al mezzo senza il quale non ci sarebbe connessione e non ci potrebbe quindi essere comunicazione.

In questo scenario il compito di ognuno di noi è quello di imparare ad utilizzare queste nuove tecnologie, dando vita ad una rivoluzione di pensiero in cui è necessario imparare ad imparare nuovi modi di pensare.

Mcluhan ci insegna che il primo elemento a cambiare in una comunicazione digitale è la necessità di utilizzare uno strumento per dover comunicare, a noi sta imparare a comprendere quale sia lo strumento più adatto.

Se pensiamo ad un team che lavora in digitale – quotidianamente o saltuariamente possiamo immaginarci una serie differente di modalità attraverso cui potersi scambiare messaggi.

Bisogna in primo luogo chiedersi quali strumenti si hanno a disposizione, li conosciamo bene?

Sono aggiornati o potremmo averne di migliori?

Quali strumenti ci servono per svolgere le attività del team? Tutti i membri devono conoscerli allo stesso modo?

Si tratta di domande iniziali che tutti i team che svolgono almeno una parte del loro lavoro in digitale dovrebbero chiedersi, darsi una risposta è necessario a creare le corrette fondamenta per lavorare in modo ordinato ed efficiente.

E’ sostanziale che la comunicazione a distanza sia in primo luogo ordinata e quindi che il team si dia delle regole sulle modalità di comunicazione.

La chat per comunicazioni brevi, che magari necessitano di una risposta quasi immediata, meglio se tra colleghi di team o comunque con persone con cui si ha un minimo di confidenza.

L’email costituisce invece un canale più formale da utilizzare per comunicazioni più ufficiali.

Anche in questo caso è importante prestare attenzione alla lunghezza del messaggio.

Testi troppo lunghi e ricchi di dettagli possono creare confusione nel lettore  ed essere dispersivi, con il rischio che il contenuto alla fine non venga recepito. E’   poi   preferibile    scegliere   una chiamata o una videocall per tutte quelle comunicazioni che richiedono un confronto corposo, in cui si deve ragionare su un particolare tema e si ha bisogno di scambiare numerose informazioni con l’interlocutore. Nel caso in cui si tratti di uno scambio che richiede una riflessione particolarmente approfondita e lunga meglio ancora se si sceglie di comunicare faccia a faccia. Fissare un meeting e avere fisicamente un tavolo di lavoro da condividere sarebbe una scelta ideale.

Decidere infatti di incontrarsi per momenti di lavoro particolarmente delicati o in cui la collaborazione tra i vari membri del team sarà approfondita e prolungata facilita il confronto, la concentrazione, la contaminazione di idee e lo scambio di suggerimenti. Scegliere il giusto strumento  è   il primo passo  del pensiero   digitale   ed   è  il   primo  mattoncino  che permette ad    un team di organizzare le proprie attività in digitale.

Altrettanto importante è suddividere bene i compiti e gli incarichi che devono essere portati a termine.

E’ necessario stabilire quali membri del team dovranno occuparsi di determinati task, entro quando dovranno essere completati e se seguiranno l’attività singolarmente o in affiancamento.

Soprattutto in un ambito lavorativo digitale è fondamentale comprendere quando è necessario chiedere supporto e quando si è la persona giusta per fornirlo.

Per portare a termine un task non basta avere le competenze e conoscenze necessarie, ma bisogna anche conoscere gli strumenti attraverso cui posso concretizzare questo obiettivo.

Come strutturarlo, comunicarlo e condividerlo con i colleghi, come esporlo e presentarlo in definitiva al cliente o all’utilizzatore finale.

E’ fondamentale che all’interno dei team digitali si strutturi una catena di supporto che permetta attraverso un costante scambio e confronto di ibridare le conoscenze.

E’ compito dei “più digitai” quello di presentare e di mettere a disposizione del team strumenti che prima, magari, non venivano utilizzati.

Ai “meno digitai” resta l’importante compito di seguirli imparando a conoscere ed utilizzare nuovi strumenti e modalità di lavoro.

Pensando al mondo del lavoro di oggi, probabilmente questo canale di apprendimento e di condivisione si strutturerà dal basso verso l’alto, visto che spesso sono le figure più junior ad avere competenze più solide in ambito digitai.

Oggi l’età media dei manager in Italia è di circa 50 anni, ciò significa che le persone che sono chiamate a guidare i team nelle loro attività lavorative quotidiane non appartengono ad una generazione digital friendly.

Si tratta di professionisti che si sono formati e sono cresciuti in un mondo non digitalizzato e che oggi si trovano a ricoprire un ruolo di responsabilità in un modo lavorativo sempre più digitale.

Una forte contraddizione che può creare serie difficoltà organizzative e che può essere risolta anche attraverso la collaborazione e la condivisione interna al team.

Spesso non bisogna andare molto lontano per trovare i giusti strumenti che ci permettano di gestire il lavoro quotidiano.

Tutto sta nel riconoscere la necessità di doverli conoscere ed utilizzare.

Google – attraverso la G Suite – ci mette a disposizione una serie di strumenti di facile utilizzo e immediata comprensione.

Per usufruirne basta avere un account Google.

All’interno di questo spazio digitale Google ci fornisce una serie di software e strumenti pensati per sostenere la produttività e facilitare la collaborazione in digitale.

Google Drive ci consente di caricare documenti in Cloud in modo tale che ne rimanga salvata una copia nel nostro account Google.

Se il computer dovesse abbandonarci all’improvviso il nostro lavoro resterà al sicuro senza la necessità di doversi circondare di infinite chiavette USB.

Inoltre Drive permette di condividere i documenti caricati con i colleghi che potranno visualizzarli e modificarli in caso di necessità.

I documenti caricati possono essere aperti e lavorati in contemporanea da più persone.

Per creare un foglio di lavoro possiamo usare l’opzione Fogli o Moduli di Google che ci permette, a seconda dell’esigenza, di creare documenti di testo – anche seguendo modelli pre stabiliti – o tabelle excel. La G Suite ci permette inoltre di organizzare il nostro lavoro attraverso il calendario Google in cui possiamo darci dei task e spuntarli una volta completati, organizzare call con i colleghi o con esterni, visualizzare i nostri impegni e quelli dei colleghi.

Ci basterà infatti un clic per condividere il nostro calendario e dare visibilità dei nostri impegni.

Per pensare e lavorare bene in digitale il primo passo per ogni team consiste nell’avere una solida conoscenza di queste tematiche e di questi strumenti. E’ fondamentale comprendere che ogni strumenti o software deve essere utilizzato per supportare tanto le mansioni quanto le persone.

Sono infatti quest’ultime a portare avanti il lavoro e a determinarne il risultato, molto più degli strumenti messi a loro disposizione.

Anzi bisogna assicurarsi che all’interno del team ci siano le competenze e conoscenze adeguate per strutturare il lavoro al meglio.

Qualora insorgano difficoltà bisogna intervenire, comprendere quale sia il gap e quali potrebbero essere le modalità di intervento.

OKTOPOUS può supportarti in questo delicato compito di analisi, offriamo infatti una serie di strumenti per facilitare la valutazione e lo sviluppo delle persone nel tuo team.

Entra sul nostro sito per scoprire Jemma – uno strumento ideato per analizzare l’adattabilità di una persona al contesto aziendale – o Sophia – strumento pensato per valutare le persone all’interno del team mappando le competenze necessarie per svolgere la loro mansione.

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Lo smart working favorisce l’inclusione

La modalità di lavoro smart non è più un trend o un parametro di analisi nell’ambito di un’indagine del clima aziendale, bensì una realtà concreta e oggettiva.

Si sta riflettendo molto su quali siano e potrebbero essere gli impatti sulla visione del lavoro e sul rapporto qualità della vita e lavoro.

Noi abbiamo pensato che lo smart working può rappresentare anche una modalità operativa molto efficace per superare alcune problematiche legate alla diversità, diventando quindi uno strumento per realizzare politiche aziendali di inclusione.

Pensiamo in particolare alle persone con disabilità fisiche: professionisti con competenze concrete che a volte le aziende non riescono ad accogliere al proprio interno in quanto non adeguatamente “attrezzate”. Non ci riferiamo in generale al tema dell’inclusione, ma parliamo di barriere architettoniche, di difficoltà oggettive legate ad alcune patologie che rendono complicato raggiungere la sede di lavoro con evidenti ripercussioni anche sulla performance e più in generale sul benessere del lavoratore.

Lo smart working può far superare questi ostacoli: la persona potrebbe svolgere la propria attività da casa o da altro luogo a lei più congeniale, in tranquillità e in totale privacy e senza dover affrontare i disagi legati magari alla localizzazione non felice dell’Azienda.

Allo stesso modo, l’Azienda non dovrebbe più porsi il problema di adattare spazi e tempi potendo quindi concentrarsi sulla realizzazione di politiche di inclusione finalizzate alla valorizzazione della diversità. Potrebbe assumere persone anche domiciliate molto lontano dalla propria sede (un’altra Provincia o addirittura un’altra Regione) creando opportunità di impiego reali e potendo accedere a competenze non sempre reperibili “sotto casa”.

Lo smart working permetterebbe quindi di amplificare il valore della diversità in Azienda riducendo o annullando barriere architettoniche e ostacoli.

Indagare le soft skills in un colloquio

Durante un colloquio di lavoro è importante valutare non solo le competenze tecniche della persona che abbiamo di fronte, ma anche e soprattutto le competenze non tecniche ovvero le soft skills.

Un buon briefing fatto prima di iniziare il processo di selezione deve contenere nella parte dedicata alle competenze indispensabili per poter ricoprire la posizione sia le competenze hard che quelle soft. Le prime sono di facile individuazione, le seconde lo sono meno.

Il motivo è semplice: le caratteristiche personali di chi abbiamo di fronte prescindono dalle mansioni e da quello che la persona ha fatto finora. Pertanto non è sufficiente chiedere degli esempi di situazioni nella quale la persona si è trovata per intuire quanto possegga o meno certe capacità, ma sarà necessario approfondire ulteriormente il tema facendo le giuste domande.

Facciamo un esempio.

Se voglio capire se una persona possegga effettivamente la capacità di resistere allo stress inizierò l’indagine chiedendo di raccontare degli episodi nel quali si sia reso necessario dimostrare di possedere questa caratteristica. Successivamente dovrò però chiedergli anche quali risorse personali abbia messo in campo per poter superare o comunque gestire quel momento. Questa indagine può essere fatta approfondendo situazioni che si sono verificate in ambito lavorativo, ma anche extra lavorativo: questa seconda ipotesi può tornare utile nel caso in cui ci si trovi di fronte a delle persone giovani, con poca esperienza e che quindi potrebbero non avere molto da dire.

Tuttavia questo non basta per poter comprendere se il nostro candidato o candidata siano adatti alla mia Azienda. Le soft skills vanno contestualizzate: non è infatti sufficiente saper reagire positivamente alle situazioni di stress, ma sarà necessario che la reazione sia coerente con l’azione che la nostra azienda si aspetta.

Se non vi è coerenza fra l’atteggiamento e l’aspettativa che l’azienda ha sull’atteggiamento da tenere il rischio è quello di assumere una persona che possiede le giuste soft skills, ma per il contesto sbagliato.

Per fare un paragone…sarebbe come cercare di avvitare una vite a stella con un cacciavite piatto. L’attrezzo è giusto, ma utilizzato sulla vite sbagliata.

Colloquio in uscita? Importante per il candidato, strategico per l’azienda

Alzi la mano chi dopo aver rassegnato le dimissioni è stato invitato a sostenere un colloquio prima di essere definitivamente congedato.

Da quanto ci hanno detto i nostri candidati le mani alzate dovrebbero essere molte meno di quanto pensiamo.

Ci aspettiamo invece che qualcuno alzi la mano per chiedere che cosa sia il colloquio in uscita e a che cosa serva (visto che la persona è appunto in uscita).

In realtà l’uscita di un dipendente è importante per la persona, ma lo è anche per l’Azienda perché rappresenta un momento di utile confronto per capire se e dove vi siano stati degli elementi di non allineamento che hanno portato alle dimissioni della persona.

Le organizzazioni aziendali sono oggi caratterizzate da organici piuttosto snelli soprattutto in alcune aree pertanto di solito il primo pensiero dell’HR è “Devo organizzare il passaggio di consegne e trovare al più presto un sostituto”. Vero, sacrosanto, necessario.

Tuttavia organizzare un momento di confronto con il dimissionario è decisamente importante e può essere davvero utile anche per capire effettivamente quali mansioni/attività possono essere più utili/ prioritarie di altre.

Di seguito alcuni punto che dovrebbero rientrare nell’agenda di un confronto con un dipendente dimissionario:

  1. Indagare sulle ragioni delle dimissioni e sulla reale motivazione al cambiamento: che cosa lo ha spinto a valutare il mercato?
  2. Approfondire che cosa gli sia stato offerto e per quale motivo questo abbia rappresentato un motivo di attrattività;
  3. Verificare se vi siano a detta della persona delle cose da migliorare nell’organizzazione/gestione dell’azienda: la persona non sarò più in forza pertanto può tranquillamente “sbottonarsi”, sempre nei limiti della professionalità;
  4. Chiedere una valutazione del ruolo ricoperto e delle mansioni per capire quali siano quelle effettivamente essenziali e quali invece siano solo svolte per abitudine: questo ci aiuterà a fare un più efficace passaggio di consegne.

Chiudere l’incontro con un appuntamento: perché non sentirsi a distanza di qualche mese per un ulteriore confronto? Anche in questo caso potrebbero emergere degli spunti interessanti per la nostra Azienda.

Ecco come un “semplice” colloquio può diventare un modo per costruire una nuova strategia.

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