Category: news

Pensare digitale: tu ne sei capace?

Digitale, immediata e multimediale.

Queste sono le caratteristiche principali della comunicazione oggi, quelle che dominano la maggior parte delle nostre conversazioni, tanto nel tempo libero quanto in ambito lavorativo.

Ci teniamo aggiornati attraverso chat – Whatsapp, Instagram, Facebook – sono solo alcuni dei principali social che la maggior parte di noi usano nel quotidiano. Piattaforme in grado di consegnare il messaggio immediatamente raggiungendo il destinatario quasi ovunque, anche in grado di farci sapere quando ci avrà letto.

Una sottile ma costante pressione all’essere continuamente connessi o quantomeno reperibili.

Una caratteristica che nel privato può essere gestita nei modi più disparati, ma che in ambito lavorativo rappresenta per tutti una componente che sta conoscendo grandissimi sviluppi e che prende sempre più piede.

Una di quelle componenti con cui bisogna imparare a misurarsi, indipendentemente dal ruolo e dall’esperienza, e chiedersi “ma io so pensare in digitale?”

Sono in grado di ragionare e organizzarmi attraverso questi strumenti e con queste logiche?

E se non sono in grado, posso pensare di lasciar perdere?

No, non si può fare un passo indietro.

Non  è  possibile perché vorrebbe dire fermarsi, smettere di andare al passo con la propria attività, i suoi modi e i suoi strumenti. E ciò ci bloccherebbe, fermi senza modo di coordinarsi con gli altri, di gestirsi e di crescere.

Qual è allora il primo passo da fare?

Bisogna intanto capire quali siano queste logiche del pensiero digitale, cosa cambia esattamente? E come? Un primo fondamentale suggerimento ce lo fornisce Marshall Mcluhan – sociologo, filosofo e critico letterario – che ha elaborato la più famosa teoria generale sui media e sul loro ruolo in ambito comunicativo.

Mcluhan sostiene che le innovazioni tecnologiche abbiano un ruolo fondamentale nel definire le componenti principali della società stessa.

Con l’utilizzo dei media – e dei social – si accentua l’influenza del mezzo sul pensiero, il contenuto passa quasi in secondo piano rispetto al mezzo senza il quale non ci sarebbe connessione e non ci potrebbe quindi essere comunicazione.

In questo scenario il compito di ognuno di noi è quello di imparare ad utilizzare queste nuove tecnologie, dando vita ad una rivoluzione di pensiero in cui è necessario imparare ad imparare nuovi modi di pensare.

Mcluhan ci insegna che il primo elemento a cambiare in una comunicazione digitale è la necessità di utilizzare uno strumento per dover comunicare, a noi sta imparare a comprendere quale sia lo strumento più adatto.

Se pensiamo ad un team che lavora in digitale – quotidianamente o saltuariamente possiamo immaginarci una serie differente di modalità attraverso cui potersi scambiare messaggi.

Bisogna in primo luogo chiedersi quali strumenti si hanno a disposizione, li conosciamo bene?

Sono aggiornati o potremmo averne di migliori?

Quali strumenti ci servono per svolgere le attività del team? Tutti i membri devono conoscerli allo stesso modo?

Si tratta di domande iniziali che tutti i team che svolgono almeno una parte del loro lavoro in digitale dovrebbero chiedersi, darsi una risposta è necessario a creare le corrette fondamenta per lavorare in modo ordinato ed efficiente.

E’ sostanziale che la comunicazione a distanza sia in primo luogo ordinata e quindi che il team si dia delle regole sulle modalità di comunicazione.

La chat per comunicazioni brevi, che magari necessitano di una risposta quasi immediata, meglio se tra colleghi di team o comunque con persone con cui si ha un minimo di confidenza.

L’email costituisce invece un canale più formale da utilizzare per comunicazioni più ufficiali.

Anche in questo caso è importante prestare attenzione alla lunghezza del messaggio.

Testi troppo lunghi e ricchi di dettagli possono creare confusione nel lettore  ed essere dispersivi, con il rischio che il contenuto alla fine non venga recepito. E’   poi   preferibile    scegliere   una chiamata o una videocall per tutte quelle comunicazioni che richiedono un confronto corposo, in cui si deve ragionare su un particolare tema e si ha bisogno di scambiare numerose informazioni con l’interlocutore. Nel caso in cui si tratti di uno scambio che richiede una riflessione particolarmente approfondita e lunga meglio ancora se si sceglie di comunicare faccia a faccia. Fissare un meeting e avere fisicamente un tavolo di lavoro da condividere sarebbe una scelta ideale.

Decidere infatti di incontrarsi per momenti di lavoro particolarmente delicati o in cui la collaborazione tra i vari membri del team sarà approfondita e prolungata facilita il confronto, la concentrazione, la contaminazione di idee e lo scambio di suggerimenti. Scegliere il giusto strumento  è   il primo passo  del pensiero   digitale   ed   è  il   primo  mattoncino  che permette ad    un team di organizzare le proprie attività in digitale.

Altrettanto importante è suddividere bene i compiti e gli incarichi che devono essere portati a termine.

E’ necessario stabilire quali membri del team dovranno occuparsi di determinati task, entro quando dovranno essere completati e se seguiranno l’attività singolarmente o in affiancamento.

Soprattutto in un ambito lavorativo digitale è fondamentale comprendere quando è necessario chiedere supporto e quando si è la persona giusta per fornirlo.

Per portare a termine un task non basta avere le competenze e conoscenze necessarie, ma bisogna anche conoscere gli strumenti attraverso cui posso concretizzare questo obiettivo.

Come strutturarlo, comunicarlo e condividerlo con i colleghi, come esporlo e presentarlo in definitiva al cliente o all’utilizzatore finale.

E’ fondamentale che all’interno dei team digitali si strutturi una catena di supporto che permetta attraverso un costante scambio e confronto di ibridare le conoscenze.

E’ compito dei “più digitai” quello di presentare e di mettere a disposizione del team strumenti che prima, magari, non venivano utilizzati.

Ai “meno digitai” resta l’importante compito di seguirli imparando a conoscere ed utilizzare nuovi strumenti e modalità di lavoro.

Pensando al mondo del lavoro di oggi, probabilmente questo canale di apprendimento e di condivisione si strutturerà dal basso verso l’alto, visto che spesso sono le figure più junior ad avere competenze più solide in ambito digitai.

Oggi l’età media dei manager in Italia è di circa 50 anni, ciò significa che le persone che sono chiamate a guidare i team nelle loro attività lavorative quotidiane non appartengono ad una generazione digital friendly.

Si tratta di professionisti che si sono formati e sono cresciuti in un mondo non digitalizzato e che oggi si trovano a ricoprire un ruolo di responsabilità in un modo lavorativo sempre più digitale.

Una forte contraddizione che può creare serie difficoltà organizzative e che può essere risolta anche attraverso la collaborazione e la condivisione interna al team.

Spesso non bisogna andare molto lontano per trovare i giusti strumenti che ci permettano di gestire il lavoro quotidiano.

Tutto sta nel riconoscere la necessità di doverli conoscere ed utilizzare.

Google – attraverso la G Suite – ci mette a disposizione una serie di strumenti di facile utilizzo e immediata comprensione.

Per usufruirne basta avere un account Google.

All’interno di questo spazio digitale Google ci fornisce una serie di software e strumenti pensati per sostenere la produttività e facilitare la collaborazione in digitale.

Google Drive ci consente di caricare documenti in Cloud in modo tale che ne rimanga salvata una copia nel nostro account Google.

Se il computer dovesse abbandonarci all’improvviso il nostro lavoro resterà al sicuro senza la necessità di doversi circondare di infinite chiavette USB.

Inoltre Drive permette di condividere i documenti caricati con i colleghi che potranno visualizzarli e modificarli in caso di necessità.

I documenti caricati possono essere aperti e lavorati in contemporanea da più persone.

Per creare un foglio di lavoro possiamo usare l’opzione Fogli o Moduli di Google che ci permette, a seconda dell’esigenza, di creare documenti di testo – anche seguendo modelli pre stabiliti – o tabelle excel. La G Suite ci permette inoltre di organizzare il nostro lavoro attraverso il calendario Google in cui possiamo darci dei task e spuntarli una volta completati, organizzare call con i colleghi o con esterni, visualizzare i nostri impegni e quelli dei colleghi.

Ci basterà infatti un clic per condividere il nostro calendario e dare visibilità dei nostri impegni.

Per pensare e lavorare bene in digitale il primo passo per ogni team consiste nell’avere una solida conoscenza di queste tematiche e di questi strumenti. E’ fondamentale comprendere che ogni strumenti o software deve essere utilizzato per supportare tanto le mansioni quanto le persone.

Sono infatti quest’ultime a portare avanti il lavoro e a determinarne il risultato, molto più degli strumenti messi a loro disposizione.

Anzi bisogna assicurarsi che all’interno del team ci siano le competenze e conoscenze adeguate per strutturare il lavoro al meglio.

Qualora insorgano difficoltà bisogna intervenire, comprendere quale sia il gap e quali potrebbero essere le modalità di intervento.

OKTOPOUS può supportarti in questo delicato compito di analisi, offriamo infatti una serie di strumenti per facilitare la valutazione e lo sviluppo delle persone nel tuo team.

Entra sul nostro sito per scoprire Jemma – uno strumento ideato per analizzare l’adattabilità di una persona al contesto aziendale – o Sophia – strumento pensato per valutare le persone all’interno del team mappando le competenze necessarie per svolgere la loro mansione.

Contattaci per avere maggiori dettagli e scoprire di più su Jemma e Sophia.

Lo smart working favorisce l’inclusione

La modalità di lavoro smart non è più un trend o un parametro di analisi nell’ambito di un’indagine del clima aziendale, bensì una realtà concreta e oggettiva.

Si sta riflettendo molto su quali siano e potrebbero essere gli impatti sulla visione del lavoro e sul rapporto qualità della vita e lavoro.

Noi abbiamo pensato che lo smart working può rappresentare anche una modalità operativa molto efficace per superare alcune problematiche legate alla diversità, diventando quindi uno strumento per realizzare politiche aziendali di inclusione.

Pensiamo in particolare alle persone con disabilità fisiche: professionisti con competenze concrete che a volte le aziende non riescono ad accogliere al proprio interno in quanto non adeguatamente “attrezzate”. Non ci riferiamo in generale al tema dell’inclusione, ma parliamo di barriere architettoniche, di difficoltà oggettive legate ad alcune patologie che rendono complicato raggiungere la sede di lavoro con evidenti ripercussioni anche sulla performance e più in generale sul benessere del lavoratore.

Lo smart working può far superare questi ostacoli: la persona potrebbe svolgere la propria attività da casa o da altro luogo a lei più congeniale, in tranquillità e in totale privacy e senza dover affrontare i disagi legati magari alla localizzazione non felice dell’Azienda.

Allo stesso modo, l’Azienda non dovrebbe più porsi il problema di adattare spazi e tempi potendo quindi concentrarsi sulla realizzazione di politiche di inclusione finalizzate alla valorizzazione della diversità. Potrebbe assumere persone anche domiciliate molto lontano dalla propria sede (un’altra Provincia o addirittura un’altra Regione) creando opportunità di impiego reali e potendo accedere a competenze non sempre reperibili “sotto casa”.

Lo smart working permetterebbe quindi di amplificare il valore della diversità in Azienda riducendo o annullando barriere architettoniche e ostacoli.

Indagare le soft skills in un colloquio

Durante un colloquio di lavoro è importante valutare non solo le competenze tecniche della persona che abbiamo di fronte, ma anche e soprattutto le competenze non tecniche ovvero le soft skills.

Un buon briefing fatto prima di iniziare il processo di selezione deve contenere nella parte dedicata alle competenze indispensabili per poter ricoprire la posizione sia le competenze hard che quelle soft. Le prime sono di facile individuazione, le seconde lo sono meno.

Il motivo è semplice: le caratteristiche personali di chi abbiamo di fronte prescindono dalle mansioni e da quello che la persona ha fatto finora. Pertanto non è sufficiente chiedere degli esempi di situazioni nella quale la persona si è trovata per intuire quanto possegga o meno certe capacità, ma sarà necessario approfondire ulteriormente il tema facendo le giuste domande.

Facciamo un esempio.

Se voglio capire se una persona possegga effettivamente la capacità di resistere allo stress inizierò l’indagine chiedendo di raccontare degli episodi nel quali si sia reso necessario dimostrare di possedere questa caratteristica. Successivamente dovrò però chiedergli anche quali risorse personali abbia messo in campo per poter superare o comunque gestire quel momento. Questa indagine può essere fatta approfondendo situazioni che si sono verificate in ambito lavorativo, ma anche extra lavorativo: questa seconda ipotesi può tornare utile nel caso in cui ci si trovi di fronte a delle persone giovani, con poca esperienza e che quindi potrebbero non avere molto da dire.

Tuttavia questo non basta per poter comprendere se il nostro candidato o candidata siano adatti alla mia Azienda. Le soft skills vanno contestualizzate: non è infatti sufficiente saper reagire positivamente alle situazioni di stress, ma sarà necessario che la reazione sia coerente con l’azione che la nostra azienda si aspetta.

Se non vi è coerenza fra l’atteggiamento e l’aspettativa che l’azienda ha sull’atteggiamento da tenere il rischio è quello di assumere una persona che possiede le giuste soft skills, ma per il contesto sbagliato.

Per fare un paragone…sarebbe come cercare di avvitare una vite a stella con un cacciavite piatto. L’attrezzo è giusto, ma utilizzato sulla vite sbagliata.

Colloquio in uscita? Importante per il candidato, strategico per l’azienda

Alzi la mano chi dopo aver rassegnato le dimissioni è stato invitato a sostenere un colloquio prima di essere definitivamente congedato.

Da quanto ci hanno detto i nostri candidati le mani alzate dovrebbero essere molte meno di quanto pensiamo.

Ci aspettiamo invece che qualcuno alzi la mano per chiedere che cosa sia il colloquio in uscita e a che cosa serva (visto che la persona è appunto in uscita).

In realtà l’uscita di un dipendente è importante per la persona, ma lo è anche per l’Azienda perché rappresenta un momento di utile confronto per capire se e dove vi siano stati degli elementi di non allineamento che hanno portato alle dimissioni della persona.

Le organizzazioni aziendali sono oggi caratterizzate da organici piuttosto snelli soprattutto in alcune aree pertanto di solito il primo pensiero dell’HR è “Devo organizzare il passaggio di consegne e trovare al più presto un sostituto”. Vero, sacrosanto, necessario.

Tuttavia organizzare un momento di confronto con il dimissionario è decisamente importante e può essere davvero utile anche per capire effettivamente quali mansioni/attività possono essere più utili/ prioritarie di altre.

Di seguito alcuni punto che dovrebbero rientrare nell’agenda di un confronto con un dipendente dimissionario:

  1. Indagare sulle ragioni delle dimissioni e sulla reale motivazione al cambiamento: che cosa lo ha spinto a valutare il mercato?
  2. Approfondire che cosa gli sia stato offerto e per quale motivo questo abbia rappresentato un motivo di attrattività;
  3. Verificare se vi siano a detta della persona delle cose da migliorare nell’organizzazione/gestione dell’azienda: la persona non sarò più in forza pertanto può tranquillamente “sbottonarsi”, sempre nei limiti della professionalità;
  4. Chiedere una valutazione del ruolo ricoperto e delle mansioni per capire quali siano quelle effettivamente essenziali e quali invece siano solo svolte per abitudine: questo ci aiuterà a fare un più efficace passaggio di consegne.

Chiudere l’incontro con un appuntamento: perché non sentirsi a distanza di qualche mese per un ulteriore confronto? Anche in questo caso potrebbero emergere degli spunti interessanti per la nostra Azienda.

Ecco come un “semplice” colloquio può diventare un modo per costruire una nuova strategia.

Diversity & Inclusion: contesto, team e compatibilità al ruolo sono le chiavi del successo della selezione

Avviare la selezione per professionisti appartenenti alle categorie protette è stimolante ma anche molto difficile, sia per i ruoli e competenze che vengono ricercate, ma anche perché il bacino dal quale poter pescare è decisamente più ridotto rispetto ad altre situazioni.

Per poter effettuare una selezione corretta è necessario avere ben chiara la richiesta del cliente, analizzare il contesto, il team e la compatibilità tra patologia e ruolo.

Perché è importante il contesto in una selezione?

Indagare il contesto aziendale ci permette di avere (e di farcelo raccontare dal cliente) una fotografia di chi sono, di dove vogliono andare e come la pensano. Se volessimo fare la stessa domanda ad un* candidat* questa sarebbe formulata nel seguente modo: “Raccontami di te”.

E il team?

Una risposta come “Lavorerà nella divisione x” non è sufficiente. Chi sono i colleghi e quanti sono? Come si approcciano al lavoro? Sono contenti dell’arrivo di un’altra persona? E il Manager che caratteristiche ha? Come gestisce, stimola e gratifica il team?

Patologia?

Qui entriamo in un’area delicata trattandosi di profili categorie protette. Perché? Per una questione di sensibilità e privacy non è consentito chiedere queste informazioni in fase di selezione: tuttavia è importante capire se vi sia compatibilità fra la patologia e il ruolo o meglio le mansioni che lo compongono.

Ma perché è importante sapere se c’ è compatibilità tra ruolo e patologia?

L’obiettivo del selezionatore deve essere quello di indagare sulla compatibilità fra mansioni e patologia perché se mancasse questo elemento la persona inserita potrebbe trovarsi a svolgere un lavoro che non sarebbe in grado di portare a termine non per cattiva volontà o pigrizia, ma per oggettivo impedimento.

Facciamo un esempio:

Ruolo: Customer Service Specialist. Requisiti: dialettica, doti comunicative, gestione dello stress. Modalità operativa: tante ore davanti al pc o al telefono.

Candidato ipoacusico con protesi: sconsigliato l’uso del telefono. Appare chiaro come costringere questa persona a svolgere un lavoro al telefono è assolutamente da evitare.

Volendo fare un parallelo sarebbe come assumere in un contesto multinazionale con contatti quotidiani in lingua inglese una persona con un livello scolastico. Le difficoltà sarebbero della persona prima ancora che dell’azienda.

Quindi siate onesti sempre con noi selezionatori, ma soprattutto con voi stessi. La frustrazione di non riuscire a fare bene le cose una volta in azienda purtroppo diventa la causa principale dell’abbandono o del non superamento de periodo di prova.

Contattaci per parlarci delle esigenze della tua Azienda.

  • +39 02 9132 8117

  • info@oktopous.it

  • Via Bernardo Rucellai, 10
    20126 Milano

  • P.IVA 08458010967