Trovare un Procurement Manager non significa semplicemente cercare qualcuno che sappia negoziare bene con i fornitori.

La funzione Acquisti può avere un impatto molto diverso a seconda dell’azienda.

In un’impresa industriale può essere strettamente collegata a produzione, supply chain, qualità e continuità delle forniture.

In un’altra organizzazione può avere un ruolo prevalentemente strategico nella gestione delle categorie di spesa, nella costruzione del parco fornitori e nella riduzione del total cost of ownership.

In una PMI, invece, il nuovo Responsabile Acquisti potrebbe essere chiamato a trasformare una funzione ancora molto operativa in un vero processo di procurement.

Per questo la ricerca non dovrebbe partire da:

“Cerchiamo un Responsabile Acquisti.”

Ma da:

“Che cosa vogliamo cambiare nel modo in cui l’azienda acquista?”

Procurement Manager, Purchasing Manager o Responsabile Acquisti?

I titoli possono indicare ruoli differenti, ma non esiste una classificazione universale.

In alcune organizzazioni il Purchasing Manager è maggiormente orientato alla gestione operativa degli acquisti.

Il Procurement Manager può avere invece un mandato più strategico: analisi della spesa, sourcing, vendor strategy, negoziazione, gestione del rischio e sviluppo dei fornitori.

In altre aziende i due termini vengono utilizzati praticamente come sinonimi.

Per questo, durante la ricerca, bisogna analizzare il perimetro reale:

• categorie acquistate;
• valore degli acquisti gestiti;
• numero e tipologia dei fornitori;
• mercati di approvvigionamento;
• team coordinato;
• responsabilità negoziale;
• livello di autonomia;
• rapporto con Operations e Supply Chain;
• responsabilità sul sourcing;
• coinvolgimento nello sviluppo di nuovi prodotti o progetti.

Il titolo viene dopo.

Perché state cercando un Procurement Manager?

La ragione dell’inserimento può cambiare completamente il profilo.

L’azienda potrebbe voler:

ridurre i costi di acquisto;

strutturare una funzione procurement;

ampliare il parco fornitori;

ridurre la dipendenza da alcuni supplier;

sviluppare fornitori internazionali;

migliorare affidabilità e continuità delle forniture;

centralizzare acquisti oggi distribuiti tra più funzioni;

gestire una fase di forte crescita;

supportare nuovi prodotti o stabilimenti;

rendere più strategico il rapporto con i fornitori.

Un Procurement Manager molto efficace nella gestione di una funzione già strutturata potrebbe non essere necessariamente la persona corretta per costruirla da zero.

Comprare meglio non significa semplicemente pagare meno

È un punto importante nella valutazione.

La riduzione del prezzo è certamente uno degli elementi che possono contribuire alla performance degli acquisti.

Ma il costo reale di una fornitura può dipendere anche da:

qualità;

lead time;

logistica;

affidabilità;

condizioni di pagamento;

scarti;

stock;

flessibilità;

rischio di interruzione;

servizio;

capacità di innovazione del fornitore.

Un professionista orientato esclusivamente alla riduzione del prezzo può ottenere un saving apparente e contemporaneamente generare costi in altre parti dell’organizzazione.

Per questo è utile capire se il candidato ragiona soltanto in termini di price oppure di valore complessivo della fornitura.

Acquisti diretti e indiretti

È una distinzione fondamentale.

Gli acquisti diretti riguardano normalmente materiali, componenti e servizi direttamente collegati al prodotto o al processo produttivo.

Gli indiretti possono comprendere categorie molto differenti: servizi, IT, facility, consulenza, marketing, flotte, energia e altre spese aziendali.

Le competenze non sono automaticamente intercambiabili.

Un Procurement Manager eccellente negli acquisti industriali potrebbe avere un’esperienza molto diversa da chi ha costruito una carriera nel procurement indiretto.

Prima di iniziare la ricerca bisogna quindi capire quali categorie rappresentano realmente il cuore della posizione.

Quanto conta conoscere le commodity?

In alcune ricerche moltissimo.

Se l’azienda acquista materie prime o componenti caratterizzati da mercati particolari, volatilità, specifiche tecniche o pochi fornitori disponibili, conoscere quella categoria può essere un vantaggio importante.

Ma non sempre è necessario cercare esclusivamente chi acquista già esattamente lo stesso prodotto.

Può essere utile analizzare anche professionisti abituati a:

categorie tecnicamente comparabili;

fornitori simili;

mercati internazionali analoghi;

volumi equivalenti;

dinamiche negoziali simili.

La domanda quindi non è soltanto:

“Ha già acquistato questo componente?”

ma:

“Ha già gestito una complessità di procurement comparabile alla nostra?”

Procurement industriale: il rapporto con Engineering e Operations

Nelle aziende manifatturiere il Procurement Manager raramente lavora in isolamento.

Può dover collaborare continuamente con:

Engineering;

R&D;

Produzione;

Qualità;

Supply Chain;

Finance;

Project Management.

Immaginiamo un nuovo componente tecnicamente eccellente acquistabile da un fornitore molto conveniente.

Se quel supplier non è in grado di garantire qualità, capacità produttiva o tempi, il vantaggio economico può scomparire rapidamente.

Per questo la capacità di lavorare trasversalmente con le altre funzioni è spesso importante quanto la negoziazione.

Il Procurement Manager internazionale

Molte aziende acquistano ormai su mercati internazionali.

Ma dire che un candidato ha esperienza di global sourcing non è sufficiente.

Bisogna capire cosa abbia realmente fatto.

Ha individuato personalmente nuovi fornitori?

In quali Paesi?

Ha partecipato agli audit?

Ha negoziato direttamente?

Ha costruito alternative a fornitori esistenti?

Ha gestito problematiche logistiche?

Ha affrontato interruzioni delle forniture?

Ha lavorato con Quality e Engineering nella qualificazione?

Anche qui bisogna passare dall’etichetta all’esperienza concreta.

Supplier scouting: trovare fornitori è una competenza

Un’azienda può avere bisogno non soltanto di gestire meglio i fornitori esistenti, ma di costruire un mercato alternativo.

Il nuovo Procurement Manager potrebbe dover individuare supplier in nuove aree geografiche, qualificarli e costruire progressivamente una relazione.

È un’attività diversa dalla semplice gestione di un vendor base consolidato.

Se questo è uno degli obiettivi della posizione, bisogna cercare professionisti che abbiano già dimostrato capacità di sourcing.

Negoziazione: attenzione agli stereotipi

Un buon buyer non è necessariamente la persona più aggressiva al tavolo.

Una negoziazione efficace può richiedere:

preparazione;

conoscenza del mercato;

analisi dei costi;

alternative;

capacità relazionale;

comprensione delle priorità del fornitore;

gestione del lungo periodo.

In alcune categorie il supplier può possedere un forte potere contrattuale.

La capacità diventa quindi anche quella di costruire una relazione nella quale l’azienda cliente rimanga interessante per il fornitore.

Come valutare un Procurement Manager

Durante il colloquio può essere utile partire da casi reali.

Per esempio:

“Quale situazione acquisti hai trovato entrando nell’azienda?”

“Quale categoria hai completamente ristrutturato?”

“Come hai misurato il saving?”

“Raccontami un fornitore che hai deciso di sostituire.”

“Come hai gestito un single-source supplier?”

“Raccontami una negoziazione che non hai vinto.”

“Come hai costruito un’alternativa a un fornitore critico?”

“Quale progetto di global sourcing hai gestito personalmente?”

“Come hai gestito un conflitto tra Procurement e Engineering?”

Le risposte permettono di capire il metodo del candidato e non soltanto i risultati riportati nel CV.

Il saving va interpretato

“Ho generato 2 milioni di saving.”

È un risultato interessante.

Ma bisogna capire come è stato calcolato.

Riduzione del prezzo?

Cambio fornitore?

Riprogettazione?

Consolidamento dei volumi?

Riduzione delle scorte?

Nuove condizioni contrattuali?

E soprattutto: il risultato è stato ottenuto mantenendo qualità e continuità della fornitura?

Un numero senza contesto può raccontare poco.

Procurement Manager in una PMI

In una PMI la posizione può essere particolarmente interessante.

L’azienda potrebbe essere cresciuta acquistando in modo relativamente decentralizzato.

Il nuovo manager può quindi essere chiamato a introdurre:

procedure;

vendor rating;

spend analysis;

negoziazioni strutturate;

supplier scouting;

contratti;

KPI;

strategie per categoria.

Ma contemporaneamente potrebbe dover continuare a intervenire personalmente su acquisti e fornitori.

Serve quindi qualcuno capace di passare dalla strategia all’operatività.

Multinazionale o PMI?

Un Procurement Manager proveniente da una grande multinazionale può portare processi, strumenti e metodologie molto evoluti.

Ma potrebbe essere abituato a:

grandi volumi;

forte potere contrattuale;

brand conosciuto;

team specialistici;

sistemi sofisticati;

supporto internazionale.

In una PMI potrebbe trovare condizioni completamente differenti.

Al contrario, un professionista proveniente da un’azienda più piccola potrebbe possedere grande autonomia e capacità operativa, ma non aver gestito la complessità di una struttura internazionale.

Bisogna quindi chiedersi:

“In quali condizioni ha ottenuto quei risultati?”

Perché un buon Procurement Manager può non rispondere a un annuncio

I professionisti più interessanti possono essere già occupati e non avere una ragione immediata per cambiare.

Questo è uno dei casi nei quali la ricerca diretta può ampliare significativamente il mercato.

Invece di aspettare candidature, possiamo individuare:

aziende;

settori;

categorie merceologiche;

supply chain;

mercati di sourcing;

professionisti

coerenti con il progetto.

Da questa mappatura possono emergere Procurement Manager e Responsabili Acquisti che non stanno cercando attivamente lavoro.

Non cercare soltanto Procurement Manager

Anche qui il titolo può restringere inutilmente la ricerca.

A seconda della posizione possono essere interessanti anche:

Purchasing Manager;

Responsabili Acquisti;

Category Manager senior;

Strategic Buyer;

Commodity Manager;

Senior Buyer pronti a un ruolo di maggiore responsabilità.

Naturalmente un Senior Buyer non è automaticamente pronto per dirigere una funzione.

Bisogna verificare team, autonomia, categorie, responsabilità e capacità manageriale.

Ma una ricerca diretta dovrebbe considerare anche chi può compiere il prossimo passo professionale.

Quanto conta il settore?

Dipende dalla ricerca.

Per alcune categorie conoscere prodotto e supplier market è essenziale.

Per altre possono essere trasferibili:

metodo;

categorie;

processi;

dimensione della spesa;

complessità internazionale;

modello produttivo.

Un candidato proveniente da un settore adiacente può quindi risultare più interessante di quanto suggerisca inizialmente il CV.

La geografia della ricerca

Per un Procurement Manager la geografia può avere una logica diversa rispetto a ruoli fortemente legati a uno stabilimento.

Bisogna capire dove si trova l’headquarter, dove sono gli stabilimenti, quanto è richiesta presenza fisica e quanto il ruolo comporta visite ai fornitori.

Un professionista può inoltre avere responsabilità di sourcing internazionale e trascorrere una parte significativa del proprio tempo in viaggio.

Il territorio della ricerca dovrebbe quindi essere definito sulla base dell’organizzazione reale del ruolo.

Un head hunter di Milano può cercare Procurement Manager in tutta Italia?

Sì.

La sede dell’head hunter e il mercato dei candidati sono due elementi distinti.

Un’azienda industriale in Veneto o Emilia-Romagna può affidare una ricerca a un head hunter con sede a Milano.

Allo stesso modo, un’azienda milanese può trovare il professionista più interessante in un’altra regione.

La ricerca deve seguire dove si trovano le competenze.

Come presentare l’opportunità

Per convincere un professionista già occupato non basta dire:

“Cerchiamo un Procurement Manager.”

Bisogna spiegare il progetto.

Quanto vale il procurement?

Quali categorie gestirà?

Quale team?

Quale autonomia?

Quanto è strategica la funzione?

L’azienda vuole semplicemente ridurre i prezzi o trasformare il modo in cui gestisce i fornitori?

Esistono progetti di internazionalizzazione del sourcing?

Qual è il rapporto con Operations e Direzione?

È il mandato a rendere interessante la posizione.

Quando utilizzare un head hunter per un Procurement Manager

La ricerca diretta può essere utile quando servono competenze specifiche di commodity o sourcing, quando il mercato locale è ristretto oppure quando i candidati più interessanti sono già occupati.

Può essere particolarmente utile anche quando l’azienda deve costruire o trasformare la funzione Acquisti, perché diventa necessario individuare persone che abbiano già affrontato una situazione comparabile.

Come lavora OKTOPOUS nella ricerca di Procurement Manager e Responsabili Acquisti

Per OKTOPOUS la ricerca parte dalla supply chain e dal modello di acquisto dell’azienda.

Prima di individuare candidati vogliamo comprendere:

cosa viene acquistato;

quanto viene acquistato;

da quali mercati;

con quale struttura;

quali problemi devono essere risolti;

quale evoluzione si vuole ottenere dalla funzione.

Da questi elementi viene costruito il mercato della ricerca.

Attraverso la ricerca diretta è possibile raggiungere Procurement Manager, Responsabili Acquisti, Category Manager e altri professionisti potenzialmente coerenti anche quando non stanno cercando attivamente una nuova opportunità.

OKTOPOUS opera da Milano, mentre la geografia della ricerca viene definita sulla base del progetto e del mercato dei candidati.

In sintesi: non cercare semplicemente qualcuno che sappia comprare

La domanda decisiva è:

“Che cosa deve migliorare nel procurement grazie all’ingresso di questa persona?”

Da questa risposta derivano:

categorie;

supplier market;

seniority;

settore;

dimensione degli acquisti;

esperienza internazionale;

capacità di sourcing;

leadership;

aziende target.

Perché un buon Procurement Manager non è semplicemente chi ottiene il prezzo più basso.

È chi riesce a costruire un sistema di approvvigionamento più competitivo, affidabile e coerente con le esigenze dell’azienda.

FAQ

Come trovare un buon Procurement Manager?
Bisogna partire dalle categorie acquistate, dalla struttura della supply chain e dagli obiettivi della funzione, quindi individuare professionisti con esperienze comparabili.

Procurement Manager e Responsabile Acquisti sono la stessa cosa?
Non necessariamente. I titoli variano molto tra aziende; è più utile confrontare responsabilità, categorie, spesa gestita, team e autonomia.

Un Procurement Manager deve provenire dallo stesso settore?
Dipende. Per alcune categorie è molto importante; in altre possono essere trasferibili competenze di sourcing, negoziazione e gestione dei fornitori.

Quanto conta l’esperienza di global sourcing?
Dipende dal modello di approvvigionamento dell’azienda. Quando i fornitori sono internazionali può essere una competenza particolarmente rilevante.

Un Senior Buyer può diventare Procurement Manager?
Sì, se possiede già autonomia, visione sufficientemente ampia e capacità di assumere responsabilità manageriali.

Come trovare Responsabili Acquisti che non stanno cercando lavoro?
La ricerca diretta consente di mappare aziende e professionisti coerenti e contattarli anche quando non sono candidati attivi.

Un head hunter di Milano può cercare Procurement Manager fuori dalla Lombardia?
Sì. La sede della società di head hunting non determina la geografia della ricerca.

Quando conviene utilizzare un head hunter?
Quando il profilo richiede competenze specifiche, il mercato è ristretto, la posizione è strategica oppure è necessario raggiungere professionisti già occupati.