Quando un’azienda decide di affidare una ricerca a un head hunter, una delle prime domande è quasi sempre la stessa:

“Quanto tempo ci vuole per trovare la persona giusta?”

È una domanda comprensibile, soprattutto quando una posizione è vacante da settimane o mesi e la mancanza di quella figura sta iniziando ad avere conseguenze sull’organizzazione.

La risposta, però, non può essere uguale per tutte le ricerche.

Trovare un manager, un tecnico o uno specialista attraverso la ricerca diretta non significa semplicemente pubblicare un annuncio e aspettare che arrivino candidature.

Significa costruire un mercato di potenziali candidati, individuare le persone più interessanti, contattarle, comprenderne motivazioni e disponibilità e accompagnarle progressivamente verso un possibile incontro con l’azienda.

Per questo il tempo necessario dipende da diversi fattori.

La domanda utile non è soltanto:

“Quante settimane ci vogliono?”

Ma soprattutto:

“Che cosa può rendere questa ricerca più veloce o più difficile?”

Perché non esiste un tempo standard per una ricerca di head hunting

Ogni posizione ha un proprio mercato.

Per alcune figure esistono molti professionisti potenzialmente compatibili.

Per altre il numero di persone realmente adatte può essere molto limitato.

Pensiamo, per esempio, alla differenza tra:

• un manager con competenze relativamente diffuse;
• un tecnico con una specializzazione molto rara;
• un Direttore Commerciale che conosca uno specifico settore internazionale;
• un responsabile di stabilimento disponibile a trasferirsi;
• un CFO con esperienza in un particolare momento di trasformazione aziendale.

Le ricerche possono avere livelli di complessità completamente differenti.

Per questo il tempo necessario dovrebbe essere valutato sulla specifica posizione, non sulla base di una durata standard applicata indistintamente a tutti gli incarichi.

Le principali fasi di una ricerca

Per capire i tempi è utile comprendere cosa avviene concretamente durante un progetto di head hunting.

1. Comprensione della posizione

Prima di iniziare a cercare bisogna capire che cosa cercare.

Questa fase serve ad approfondire:

• responsabilità;
• obiettivi;
• competenze necessarie;
• seniority;
• settore;
• organizzazione;
• cultura aziendale;
• sede di lavoro;
• retribuzione;
• eventuale disponibilità alla mobilità.

Un briefing superficiale può apparentemente far risparmiare tempo all’inizio, ma rischia di allungare notevolmente la ricerca successiva.

Se il profilo non è definito correttamente, infatti, si rischia di cercare persone che l’azienda non considererà realmente interessanti.

2. Costruzione del mercato

Una volta definita la posizione, bisogna stabilire dove cercare.

Quali aziende possono impiegare persone con quelle competenze?

Quali settori hanno dinamiche comparabili?

Quali job title possono nascondere esperienze coerenti?

La ricerca deve essere locale, nazionale o più ampia?

Esistono professionisti interessanti in settori apparentemente differenti?

Questa fase serve a creare una mappa del mercato potenziale.

3. Identificazione dei professionisti

A questo punto comincia l’attività di ricerca diretta.

Vengono individuate persone potenzialmente coerenti con il progetto.

Non tutte, però, diventeranno candidati.

Alcune potrebbero non essere interessate.

Altre potrebbero avere aspettative economiche differenti.

Altre ancora potrebbero essere interessanti sulla carta ma non avere l’esperienza necessaria.

La ricerca serve proprio a restringere progressivamente il campo.

4. Contatto diretto

Questa è una delle differenze principali rispetto a una selezione basata soltanto sugli annunci.

Molte delle persone individuate stanno già lavorando e non stanno cercando attivamente una nuova posizione.

Devono quindi essere contattate.

E spesso non basta un singolo messaggio.

Può essere necessario trovare il momento corretto, spiegare il progetto, rispondere alle prime domande e capire se esistano motivazioni sufficienti per approfondire.

Anche questo richiede tempo.

5. Colloqui e valutazione

Le persone interessate devono poi essere valutate.

Il curriculum è soltanto il punto di partenza.

Occorre comprendere:

• esperienza effettiva;
• risultati ottenuti;
• competenze;
• motivazioni;
• aspettative;
• contesto nel quale hanno lavorato;
• disponibilità rispetto al progetto.

Solo una parte dei professionisti contattati arriverà quindi alla shortlist.

6. Colloqui con l’azienda

Una volta presentati i candidati, iniziano gli incontri con il cliente.

Anche qui i tempi possono cambiare molto.

Dipendono dalla disponibilità delle persone coinvolte, dal numero di interlocutori aziendali e dal numero di fasi previste.

Un processo con due colloqui può evidentemente essere più rapido di uno che prevede cinque incontri, assessment e confronto con una sede internazionale.

7. Offerta e dimissioni

La scelta del candidato non coincide necessariamente con la conclusione del processo.

Dopo la proposta possono esserci:

• negoziazioni;
• verifiche economiche;
• controfferte;
• dimissioni;
• periodo di preavviso;
• eventuale trasferimento.

Il candidato potrebbe quindi essere stato individuato, ma non essere ancora disponibile per entrare in azienda.

È importante distinguere tra:

tempo necessario per trovare il candidato

e

tempo necessario perché il candidato inizi effettivamente a lavorare.

Quali fattori possono allungare una ricerca?

Alcuni elementi hanno un impatto particolarmente significativo.

La rarità delle competenze

Più una competenza è rara, minore sarà il numero di persone da contattare.

In alcuni mercati il bacino potenziale può essere molto ampio.

In altri potrebbe essere composto da poche decine di professionisti.

La seniority

Le posizioni manageriali o executive richiedono spesso un’analisi più approfondita.

Il numero di persone potenzialmente adatte può essere più limitato e il processo decisionale del candidato può essere più complesso.

La localizzazione

Una posizione che richiede presenza fisica in un territorio con pochi professionisti disponibili può essere più difficile da coprire.

In questo caso può essere necessario ampliare la ricerca.

E questo ci riporta a un punto importante: la sede dell’head hunter non determina la geografia della ricerca.

Un head hunter con sede a Milano può cercare candidati in altre regioni italiane o su un mercato più ampio quando il progetto lo richiede.

La retribuzione

Se il pacchetto economico è significativamente distante da quello richiesto dal mercato, molti professionisti potenzialmente interessanti potrebbero non considerare l’opportunità.

In questi casi non è necessariamente la ricerca a essere lenta.

È il mercato a dare un’informazione.

L’attrattività del progetto

Un candidato che sta già lavorando deve avere una ragione per valutare un cambiamento.

Retribuzione, responsabilità, crescita, autonomia, progetto aziendale, organizzazione e prospettive possono incidere sulla disponibilità delle persone a iniziare una conversazione.

Il numero di requisiti indispensabili

Una ricerca può diventare molto complessa quando vengono combinati numerosi requisiti rigidi.

Per esempio:

una determinata esperienza,

in uno specifico settore,

con una particolare competenza,

entro una certa distanza geografica,

con una certa retribuzione,

e con disponibilità immediata.

Ogni vincolo riduce il mercato potenziale.

Una ricerca difficile significa necessariamente una ricerca lunga?

Non sempre.

La ricerca diretta può accelerare molto il processo quando il problema iniziale era semplicemente il canale utilizzato.

Un’azienda potrebbe avere pubblicato annunci per mesi senza ricevere candidature adeguate.

Questo non significa necessariamente che i professionisti non esistano.

Potrebbero semplicemente non essere candidati attivi.

In questo caso l’head hunting consente di raggiungerli direttamente.

In altre situazioni, invece, la ricerca diretta può dimostrare che il mercato è effettivamente molto ristretto.

Ed è proprio questa informazione a diventare importante.

Cosa dovrebbe succedere se la ricerca non produce risultati rapidamente?

È qui che emerge la differenza tra una ricerca e una consulenza.

Se dopo le prime settimane il mercato restituisce segnali diversi da quelli attesi, l’head hunter dovrebbe discuterli con l’azienda.

Per esempio:

La retribuzione è inferiore alle aspettative del mercato.

Il territorio è troppo ristretto.

Una delle competenze considerate indispensabili è estremamente rara.

I candidati più interessanti provengono da un settore diverso da quello inizialmente ipotizzato.

Il job title non viene percepito come coerente con le responsabilità.

A quel punto l’azienda può prendere una decisione.

Allargare il territorio.

Rivedere alcuni requisiti.

Modificare il pacchetto.

Esplorare settori differenti.

Questo confronto può ridurre enormemente i tempi complessivi.

Come può l’azienda accelerare una ricerca?

La velocità non dipende soltanto dall’head hunter.

Anche il cliente può incidere molto.

Essere chiari all’inizio

Un briefing preciso evita settimane di ricerca nella direzione sbagliata.

Distinguere ciò che è indispensabile da ciò che è preferibile

Non tutti i requisiti hanno lo stesso peso.

Separare i veri “must have” dai “nice to have” amplia il mercato senza necessariamente ridurre la qualità.

Fornire feedback rapidamente

Se una shortlist viene analizzata dopo due settimane, la ricerca inevitabilmente rallenta.

In quel periodo un candidato può ricevere altre opportunità.

Ridurre passaggi inutili

Ogni colloquio dovrebbe avere una funzione chiara.

Processi troppo lunghi possono far perdere candidati interessanti.

Condividere informazioni reali sul progetto

Più l’head hunter comprende l’azienda, più può rappresentarla efficacemente sul mercato.

Perché il candidato può rallentare il processo

Un aspetto spesso sottovalutato è che i candidati non sono elementi passivi del processo.

Soprattutto nell’head hunting.

Una persona valida può avere:

• un lavoro soddisfacente;
• una retribuzione interessante;
• altri processi di selezione in corso;
• impegni personali;
• un lungo preavviso;
• necessità di confrontarsi con la famiglia;
• dubbi rispetto al cambiamento.

Questo significa che la ricerca non è soltanto un processo di valutazione dell’azienda nei confronti del candidato.

È anche il contrario.

L’azienda deve essere scelta.

Il rischio di voler accelerare troppo

Quando una posizione è urgente è comprensibile voler ridurre i tempi.

Ma accelerare indiscriminatamente può produrre il risultato opposto.

Un briefing incompleto porta a candidati sbagliati.

Una valutazione superficiale può portare a un inserimento non corretto.

Una proposta affrettata può creare incomprensioni.

L’obiettivo dovrebbe quindi essere eliminare i tempi inutili, non eliminare le fasi necessarie.

E se la posizione è aperta da mesi?

È una situazione frequente.

Prima di continuare la ricerca nello stesso modo può essere utile fermarsi e chiedersi perché non abbia funzionato.

Il problema potrebbe essere:

• il canale utilizzato;
• la definizione del profilo;
• la retribuzione;
• la geografia;
• il settore di provenienza richiesto;
• il processo di selezione;
• l’attrattività dell’opportunità.

L’head hunting può essere particolarmente utile proprio in queste situazioni perché permette di testare direttamente il mercato.

Non soltanto cercando persone, ma raccogliendo le loro reazioni.

Come lavora OKTOPOUS sui tempi di ricerca

In OKTOPOUS non consideriamo il tempo di una ricerca come un numero da promettere indipendentemente dal progetto.

Partiamo dalla comprensione della posizione e del mercato nel quale dovremo cercare.

Cerchiamo di individuare fin dall’inizio gli elementi che potrebbero rendere la ricerca semplice oppure complessa:

seniority,

competenze,

settore,

geografia,

condizioni economiche,

attrattività del progetto.

Da qui costruiamo la ricerca diretta.

OKTOPOUS ha sede operativa a Milano, ma il perimetro geografico viene definito sulla base della posizione, non della nostra sede.

Quando necessario, la ricerca può quindi essere ampliata ad altre aree per raggiungere Executive, Tecnici e Specialisti coerenti con il progetto.

Durante il lavoro riteniamo particolarmente importante condividere con il cliente ciò che emerge dal mercato.

Perché se una ricerca incontra un ostacolo, aspettare più a lungo non è sempre la soluzione.

A volte è necessario cambiare qualcosa.

Quanto tempo bisogna quindi prevedere?

La risposta più corretta è:

dipende dalla ricerca.

Ma questo non significa che l’azienda debba accettare un processo senza visibilità.

Una società di head hunting dovrebbe essere in grado di spiegare:

• quali fasi prevede;
• quando inizierà la ricerca diretta;
• quando arriveranno i primi feedback dal mercato;
• come verranno comunicati eventuali problemi;
• come evolverà la strategia se il mercato non risponderà come previsto.

Più che una promessa su una data, l’azienda dovrebbe cercare un processo leggibile.

In sintesi

Quando chiedi a un head hunter quanto tempo servirà per trovare un manager, presta attenzione alla risposta.

Una stima può essere utile.

Ma dovrebbe essere accompagnata da una spiegazione.

Dove verrà cercata la persona?

Quanto è ampio il mercato?

Quali difficoltà sono prevedibili?

Come verranno raggiunti i candidati?

Quando riceverai i primi segnali dal mercato?

Cosa succederà se l’ipotesi iniziale non funzionerà?

Perché il vero obiettivo non dovrebbe essere semplicemente trovare qualcuno velocemente.

Dovrebbe essere trovare la persona giusta senza perdere tempo inutilmente.

Domande frequenti

Quanto tempo impiega mediamente un head hunter?

Non esiste una durata valida per tutte le ricerche. Seniority, rarità delle competenze, geografia, retribuzione e disponibilità dei candidati possono modificare sensibilmente i tempi.

Dopo quanto tempo dovrei ricevere i primi candidati?

Dipende dal mercato e dal metodo utilizzato. Nella ricerca diretta è importante distinguere tra i primi professionisti identificati e candidati realmente valutati e interessati. La qualità della shortlist conta più della semplice velocità di presentazione.

Perché una ricerca di executive può richiedere più tempo?

Perché il bacino di persone potenzialmente adatte può essere più ristretto, la valutazione è più approfondita e i professionisti senior possono avere processi decisionali e periodi di preavviso più complessi.

Se una ricerca dura troppo significa che l’head hunter non sta lavorando bene?

Non necessariamente. Alcuni mercati sono realmente complessi. La questione importante è capire se la società stia producendo informazioni, adattando la strategia e spiegando chiaramente cosa sta accadendo.

È possibile accelerare una ricerca?

Sì, soprattutto attraverso briefing chiari, feedback rapidi, processi decisionali efficienti e disponibilità a rivedere requisiti che il mercato dimostra essere troppo restrittivi.

Una ricerca in tutta Italia richiede più tempo?

Non necessariamente. Ampliare il territorio può aumentare il numero di persone da analizzare, ma può anche rendere molto più semplice trovare competenze rare. Il perimetro geografico dovrebbe essere definito sulla base della posizione.

Il periodo di preavviso fa parte dei tempi della ricerca?

È utile considerarlo separatamente. Un candidato può essere individuato e selezionato ma avere un periodo di preavviso prima di poter iniziare il nuovo lavoro.

Cosa deve fare l’head hunter se non trova candidati?

Dovrebbe innanzitutto analizzare le ragioni. Il mercato può indicare problemi relativi a retribuzione, geografia, requisiti, settore o attrattività della posizione. Queste informazioni dovrebbero essere condivise con l’azienda per decidere come modificare la strategia.

OKTOPOUS cerca soltanto candidati a Milano?

No. Milano identifica la sede operativa di OKTOPOUS, non necessariamente il territorio nel quale deve essere svolta una ricerca. Il perimetro geografico viene definito in funzione della posizione e del mercato dei professionisti rilevanti.

Come posso capire i tempi della mia ricerca?

Il modo migliore è partire dal ruolo concreto. Seniority, competenze, settore, localizzazione e condizioni offerte permettono di valutare la complessità del mercato e impostare una strategia di ricerca più realistica.