Digitale, immediata e multimediale.

Queste sono le caratteristiche principali della comunicazione oggi, quelle che dominano la maggior parte delle nostre conversazioni, tanto nel tempo libero quanto in ambito lavorativo.

Ci teniamo aggiornati attraverso chat – Whatsapp, Instagram, Facebook – sono solo alcuni dei principali social che la maggior parte di noi usano nel quotidiano. Piattaforme in grado di consegnare il messaggio immediatamente raggiungendo il destinatario quasi ovunque, anche in grado di farci sapere quando ci avrà letto.

Una sottile ma costante pressione all’essere continuamente connessi o quantomeno reperibili.

Una caratteristica che nel privato può essere gestita nei modi più disparati, ma che in ambito lavorativo rappresenta per tutti una componente che sta conoscendo grandissimi sviluppi e che prende sempre più piede.

Una di quelle componenti con cui bisogna imparare a misurarsi, indipendentemente dal ruolo e dall’esperienza, e chiedersi “ma io so pensare in digitale?”

Sono in grado di ragionare e organizzarmi attraverso questi strumenti e con queste logiche?

E se non sono in grado, posso pensare di lasciar perdere?

No, non si può fare un passo indietro.

Non  è  possibile perché vorrebbe dire fermarsi, smettere di andare al passo con la propria attività, i suoi modi e i suoi strumenti. E ciò ci bloccherebbe, fermi senza modo di coordinarsi con gli altri, di gestirsi e di crescere.

Qual è allora il primo passo da fare?

Bisogna intanto capire quali siano queste logiche del pensiero digitale, cosa cambia esattamente? E come? Un primo fondamentale suggerimento ce lo fornisce Marshall Mcluhan – sociologo, filosofo e critico letterario – che ha elaborato la più famosa teoria generale sui media e sul loro ruolo in ambito comunicativo.

Mcluhan sostiene che le innovazioni tecnologiche abbiano un ruolo fondamentale nel definire le componenti principali della società stessa.

Con l’utilizzo dei media – e dei social – si accentua l’influenza del mezzo sul pensiero, il contenuto passa quasi in secondo piano rispetto al mezzo senza il quale non ci sarebbe connessione e non ci potrebbe quindi essere comunicazione.

In questo scenario il compito di ognuno di noi è quello di imparare ad utilizzare queste nuove tecnologie, dando vita ad una rivoluzione di pensiero in cui è necessario imparare ad imparare nuovi modi di pensare.

Mcluhan ci insegna che il primo elemento a cambiare in una comunicazione digitale è la necessità di utilizzare uno strumento per dover comunicare, a noi sta imparare a comprendere quale sia lo strumento più adatto.

Se pensiamo ad un team che lavora in digitale – quotidianamente o saltuariamente possiamo immaginarci una serie differente di modalità attraverso cui potersi scambiare messaggi.

Bisogna in primo luogo chiedersi quali strumenti si hanno a disposizione, li conosciamo bene?

Sono aggiornati o potremmo averne di migliori?

Quali strumenti ci servono per svolgere le attività del team? Tutti i membri devono conoscerli allo stesso modo?

Si tratta di domande iniziali che tutti i team che svolgono almeno una parte del loro lavoro in digitale dovrebbero chiedersi, darsi una risposta è necessario a creare le corrette fondamenta per lavorare in modo ordinato ed efficiente.

E’ sostanziale che la comunicazione a distanza sia in primo luogo ordinata e quindi che il team si dia delle regole sulle modalità di comunicazione.

La chat per comunicazioni brevi, che magari necessitano di una risposta quasi immediata, meglio se tra colleghi di team o comunque con persone con cui si ha un minimo di confidenza.

L’email costituisce invece un canale più formale da utilizzare per comunicazioni più ufficiali.

Anche in questo caso è importante prestare attenzione alla lunghezza del messaggio.

Testi troppo lunghi e ricchi di dettagli possono creare confusione nel lettore  ed essere dispersivi, con il rischio che il contenuto alla fine non venga recepito. E’   poi   preferibile    scegliere   una chiamata o una videocall per tutte quelle comunicazioni che richiedono un confronto corposo, in cui si deve ragionare su un particolare tema e si ha bisogno di scambiare numerose informazioni con l’interlocutore. Nel caso in cui si tratti di uno scambio che richiede una riflessione particolarmente approfondita e lunga meglio ancora se si sceglie di comunicare faccia a faccia. Fissare un meeting e avere fisicamente un tavolo di lavoro da condividere sarebbe una scelta ideale.

Decidere infatti di incontrarsi per momenti di lavoro particolarmente delicati o in cui la collaborazione tra i vari membri del team sarà approfondita e prolungata facilita il confronto, la concentrazione, la contaminazione di idee e lo scambio di suggerimenti. Scegliere il giusto strumento  è   il primo passo  del pensiero   digitale   ed   è  il   primo  mattoncino  che permette ad    un team di organizzare le proprie attività in digitale.

Altrettanto importante è suddividere bene i compiti e gli incarichi che devono essere portati a termine.

E’ necessario stabilire quali membri del team dovranno occuparsi di determinati task, entro quando dovranno essere completati e se seguiranno l’attività singolarmente o in affiancamento.

Soprattutto in un ambito lavorativo digitale è fondamentale comprendere quando è necessario chiedere supporto e quando si è la persona giusta per fornirlo.

Per portare a termine un task non basta avere le competenze e conoscenze necessarie, ma bisogna anche conoscere gli strumenti attraverso cui posso concretizzare questo obiettivo.

Come strutturarlo, comunicarlo e condividerlo con i colleghi, come esporlo e presentarlo in definitiva al cliente o all’utilizzatore finale.

E’ fondamentale che all’interno dei team digitali si strutturi una catena di supporto che permetta attraverso un costante scambio e confronto di ibridare le conoscenze.

E’ compito dei “più digitai” quello di presentare e di mettere a disposizione del team strumenti che prima, magari, non venivano utilizzati.

Ai “meno digitai” resta l’importante compito di seguirli imparando a conoscere ed utilizzare nuovi strumenti e modalità di lavoro.

Pensando al mondo del lavoro di oggi, probabilmente questo canale di apprendimento e di condivisione si strutturerà dal basso verso l’alto, visto che spesso sono le figure più junior ad avere competenze più solide in ambito digitai.

Oggi l’età media dei manager in Italia è di circa 50 anni, ciò significa che le persone che sono chiamate a guidare i team nelle loro attività lavorative quotidiane non appartengono ad una generazione digital friendly.

Si tratta di professionisti che si sono formati e sono cresciuti in un mondo non digitalizzato e che oggi si trovano a ricoprire un ruolo di responsabilità in un modo lavorativo sempre più digitale.

Una forte contraddizione che può creare serie difficoltà organizzative e che può essere risolta anche attraverso la collaborazione e la condivisione interna al team.

Spesso non bisogna andare molto lontano per trovare i giusti strumenti che ci permettano di gestire il lavoro quotidiano.

Tutto sta nel riconoscere la necessità di doverli conoscere ed utilizzare.

Google – attraverso la G Suite – ci mette a disposizione una serie di strumenti di facile utilizzo e immediata comprensione.

Per usufruirne basta avere un account Google.

All’interno di questo spazio digitale Google ci fornisce una serie di software e strumenti pensati per sostenere la produttività e facilitare la collaborazione in digitale.

Google Drive ci consente di caricare documenti in Cloud in modo tale che ne rimanga salvata una copia nel nostro account Google.

Se il computer dovesse abbandonarci all’improvviso il nostro lavoro resterà al sicuro senza la necessità di doversi circondare di infinite chiavette USB.

Inoltre Drive permette di condividere i documenti caricati con i colleghi che potranno visualizzarli e modificarli in caso di necessità.

I documenti caricati possono essere aperti e lavorati in contemporanea da più persone.

Per creare un foglio di lavoro possiamo usare l’opzione Fogli o Moduli di Google che ci permette, a seconda dell’esigenza, di creare documenti di testo – anche seguendo modelli pre stabiliti – o tabelle excel. La G Suite ci permette inoltre di organizzare il nostro lavoro attraverso il calendario Google in cui possiamo darci dei task e spuntarli una volta completati, organizzare call con i colleghi o con esterni, visualizzare i nostri impegni e quelli dei colleghi.

Ci basterà infatti un clic per condividere il nostro calendario e dare visibilità dei nostri impegni.

Per pensare e lavorare bene in digitale il primo passo per ogni team consiste nell’avere una solida conoscenza di queste tematiche e di questi strumenti. E’ fondamentale comprendere che ogni strumenti o software deve essere utilizzato per supportare tanto le mansioni quanto le persone.

Sono infatti quest’ultime a portare avanti il lavoro e a determinarne il risultato, molto più degli strumenti messi a loro disposizione.

Anzi bisogna assicurarsi che all’interno del team ci siano le competenze e conoscenze adeguate per strutturare il lavoro al meglio.

Qualora insorgano difficoltà bisogna intervenire, comprendere quale sia il gap e quali potrebbero essere le modalità di intervento.

OKTOPOUS può supportarti in questo delicato compito di analisi, offriamo infatti una serie di strumenti per facilitare la valutazione e lo sviluppo delle persone nel tuo team.

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