Il processo di recruitment rappresenta una delle fasi più cruciali per qualsiasi organizzazione, poiché influisce direttamente sulla qualità dei dipendenti che vengono assunti. Un processo di recruitment efficientemente strutturato non solo consente di individuare e attrarre i migliori talenti disponibili sul mercato del lavoro, ma contribuisce anche a creare un ambiente lavorativo positivo e dinamico. In questo articolo, esploreremo il significato di un processo di recruitment efficiente, i suoi benefici e le migliori pratiche per implementarlo con successo.
Il Significato di un Processo di Recruitment Efficiente
Un processo di recruitment efficiente è un insieme di procedure e attività progettate per identificare, attrarre, valutare e selezionare i candidati più adatti a ricoprire determinati ruoli all’interno di un’organizzazione. Questo processo è mirato a garantire che le risorse umane assunte abbiano le competenze, l’esperienza e la cultura adatte per contribuire al successo dell’azienda.
Elementi chiave di un Processo di Recruitment Efficiente
Premettendo che l’efficienza di un processo dipende dal contesto aziendale di riferimento, analizzando i casi di successo in varie aziende appartenenti a settori diversi, sono emersi i seguenti elementi caratterizzanti l’efficacia nel recruitment:
Pianificazione Strategica: Definire chiaramente le esigenze di personale e i requisiti del ruolo da assumere, nonché sviluppare una strategia per attirare i migliori talenti. In sostanza, è necessario definire in modo chiaro l’obiettivo dell’attività di recruitment che vogliamo svolgere in termini di ruolo, tempistiche e offerta economica e professionale per i potenziali candidati.
Talent Attraction: Utilizzare canali di reclutamento efficaci per raggiungere un vasto pool di candidati qualificati, come annunci di lavoro online, social media, networking professionale, società di head hunting e ricerca e selezione del personale. Non esiste un canale universale idoneo ad attrarre i candidati interessanti per l’azienda: ogni tipologia di figura ha uno o più canali preferenziali che devono essere conosciuti e utilizzati correttamente.
Valutazione delle Candidature: Analizzare attentamente i curricula, i profili social e le lettere motivazionali dei candidati non è sufficiente per capire se la persona sarà o meno idonea a ricoprire il ruolo. L’attività di preselezione telefonica è un passaggio importante perché permette di porre le giuste domande e valutare l’aderenza o mendo delle persone a quanto ricercato dall’azienda.
Selezione e Valutazione: Condurre interviste strutturate e test di valutazione per valutare le competenze tecniche, le capacità comportamentali e la compatibilità culturale dei candidati con l’azienda. Sempre più spesso l’utilizzo di strumenti di valutazione certificati si rivela necessario per strutturare meglio i processi di onboarding e i percorsi di crescita oltre che le strategie di retention.
OKTOPOUS, ad esempio,utilizza Jemma Index ( www.jemmaindex.com) per valutare l’affinità e l’adattabilità di una persona all’azienda nella quale andrà a lavorare proprio per dare uno strumento in più per pianificare l’onboarding e garantire la giusta strategia di retention.
Offerta e Assunzione: Presentare un’offerta di lavoro che sia competitiva e negoziare le condizioni contrattuali, assicurandosi di fornire un’esperienza positiva ai candidati fin dalla fase finale del processo di recruitment.
I Benefici di un Processo di Recruitment Efficiente
Un processo di recruitment efficiente offre una serie di vantaggi sia alle persone che sono direttamente coinvolte nel processo sia al resto della popolazione aziendale.
I benefici maggiori che si traggono da un processo efficace sono:
Migliore Adattamento al Ruolo: Assumere candidati che corrispondono alle esigenze specifiche del ruolo porta a una maggiore produttività e performance sul lavoro. Questo effetto si amplifica se vi è anche completa corrispondenza fra le aspettative del candidato e dell’azienda che l’ha assunto.
Adeguatezza dei Costi di Assunzione: identificare nei giusti tempi i candidati adatti consente di ridurre i costi legati alla selezione, formazione e inserimento in azienda. L’efficienza non è legata al numero di candidature disponibili, ma alla capacità di individuare anche l’unica persona in linea e formulare un’offerta adeguata in termini di contenuti professionali ed economici.
Maggiore Retention del Personale: Attrarre e selezionare i migliori talenti contribuisce a ridurre il turnover dei dipendenti e a mantenere un gruppo stabile e motivato. Questo elemento è certamente vero, tuttavia, bisogna tenere presente che le esigenze delle proprie persone possano modificarsi nel tempo pertanto è necessario “fare manutenzione” anche delle strategie di retention.
Crescita Organizzativa: Attraverso la selezione di individui qualificati e adatti alla cultura aziendale, l’organizzazione può crescere e svilupparsi in modo sostenibile nel tempo. L’inserimento di persone nuove porta all’inevitabile contaminazione delle modalità operative storiche dell’azienda: questo non deve spaventare, ma deve essere colto come un’opportunità di progresso per tutta l’organizzazione.
Perdita di figure non più allineate: l’ingresso di nuove persone e l’effetto contaminazione può portare a delle modifiche organizzative e metodologiche che non tutti vivranno in modo positivo. Potranno esserci quindi delle uscite di figure storiche, ma questo non deve spaventare perché il ricambio potrebbe non essere un male. Anzi, spesso non lo è.
Come realizzare tutto questo?
Le aziende che hanno realizzato die processi efficienti hanno adottato le seguenti best practices:
Definire Ruoli e Requisiti Chiari: Definire chiaramente i requisiti del ruolo e le competenze desiderate per individuare i candidati più adatti. Il briefing fatto con il management di linea è cruciale per definire ruoli, contenuti, aspettative, budget e tempi.
Automatizzare i Processi: Utilizzare software e strumenti di gestione dei talenti per automatizzare le attività ripetitive e ottimizzare i processi di screening e valutazione dei candidati.
Coinvolgere Tutti gli Stakeholder: Coinvolgere i responsabili del team e altri stakeholder nell’intero processo di recruitment per garantire un’adeguata collaborazione e un allineamento con gli obiettivi aziendali. Una buona regola è quella di coinvolgere la linea già nel primo colloquio soprattutto se si parla con figure altamente specializzate. Cruciale è anche il coinvolgimento del manager nella fase finale della selezione: nel momento in cui un candidato si trova nella situazione id valutare una o più offerte l’intervento del Manager (basta una telefonata!) per far sentire la persona già “a bordo” si rivela spesso un’ottima strategia.
Misurare e Valutare i Risultati: Monitorare costantemente le metriche di performance del processo di recruitment e apportare eventuali miglioramenti in base ai feedback e ai risultati ottenuti. Quali canali sto utilizzando? Le persone che ho assunto da quale canale arrivano? Ha senso gestire la selezione internamente oppure è meglio delegarla all’esterno e focalizzare il team HR su altri temi non delegabili?
Mantenere un Approccio Proattivo: Mantenere un approccio proattivo nel reclutamento, costruendo relazioni con i potenziali candidati e mantenendo un pool di talenti attivo e aggiornato. Investire in comunicazione e nella conoscenza dei propri candidati target sono elementi essenziali per ogni attività di recruitment.
Conclusione
Un processo di recruitment efficiente è fondamentale per garantire il successo e la crescita di un’organizzazione. Attraverso una pianificazione strategica, una valutazione accurata dei candidati e una gestione attenta delle fasi di selezione e assunzione, le aziende possono attrarre e selezionare i migliori talenti disponibili sul mercato del lavoro. Investire nella creazione e nell’implementazione di un processo di recruitment efficiente non solo migliora la qualità del personale assunto, ma contribuisce anche a creare un ambiente lavorativo positivo e dinamico, favorendo la crescita e il successo dell’azienda nel lungo termine.