Cercare un COO o un Direttore Operations è una delle ricerche manageriali nelle quali il titolo può essere particolarmente fuorviante.

In un’azienda il Chief Operating Officer può essere il vero numero due del CEO, con responsabilità su gran parte dell’organizzazione.

In un’altra può occuparsi principalmente di produzione e supply chain.

In una PMI può essere la persona chiamata a trasformare le decisioni dell’imprenditore in processi, responsabilità e risultati.

Altrove la stessa figura potrebbe chiamarsi Direttore Operations, Operations Director, Direttore Generale o avere un titolo ancora diverso.

Per questo la ricerca non dovrebbe partire da:

“Ci serve un COO.”

Ma da:

“Quale parte dell’azienda deve riuscire a far funzionare meglio questa persona?”

Cosa fa realmente un COO?

Non esiste un perimetro identico in tutte le aziende.

A seconda dell’organizzazione, un COO può avere responsabilità su:

• operations;
• produzione;
• supply chain;
• logistica;
• procurement;
• qualità;
• engineering;
• customer operations;
• processi organizzativi;
• performance e KPI;
• progetti di trasformazione;
• coordinamento delle diverse funzioni operative.

In alcune realtà può inoltre avere una responsabilità economica molto ampia e lavorare direttamente con CEO, proprietà e board.

Il primo passo consiste quindi nel definire che cosa significhi Operations in quella specifica azienda.

Perché state cercando un COO?

La ragione dell’inserimento cambia radicalmente il profilo.

L’azienda potrebbe voler:

gestire una fase di forte crescita;

rendere l’organizzazione più strutturata;

migliorare efficienza e marginalità;

coordinare funzioni che oggi lavorano separatamente;

ridurre la dipendenza operativa dall’imprenditore;

integrare aziende o stabilimenti acquisiti;

preparare l’organizzazione a una maggiore internazionalizzazione;

trasformare processi e sistemi;

costruire un livello manageriale più solido;

liberare il CEO dalla gestione quotidiana.

Sono problemi differenti.

Di conseguenza potrebbero richiedere COO molto diversi.

Il COO come numero due del CEO

In alcune aziende questa è la caratteristica centrale della posizione.

Il CEO definisce direzione, priorità e sviluppo del business.

Il COO deve trasformarle in esecuzione.

Questo significa far sì che strategia, persone, processi e numeri convergano verso gli stessi obiettivi.

In questa configurazione non basta essere un eccellente specialista delle Operations.

Serve una visione trasversale dell’azienda.

Il COO deve riuscire a dialogare con Finance, Sales, HR, produzione, supply chain e management.

E soprattutto deve avere un rapporto molto forte con il CEO.

Il rapporto con l’imprenditore nelle PMI

In una PMI questo punto diventa ancora più delicato.

Spesso il COO viene inserito proprio quando l’imprenditore si rende conto di essere diventato il punto attraverso il quale passa praticamente tutto.

Decisioni.

Problemi.

Autorizzazioni.

Persone.

Priorità.

Clienti importanti.

Produzione.

Fornitori.

L’inserimento di un COO può servire a costruire un’organizzazione capace di funzionare senza concentrare ogni decisione sulla proprietà.

Ma questo richiede qualcosa da entrambe le parti.

Il manager deve saper entrare in un’organizzazione imprenditoriale senza pretendere di trasformarla immediatamente in una multinazionale.

L’imprenditore, allo stesso tempo, deve essere disposto a delegare realmente.

Se manca questo secondo elemento, anche un ottimo COO può trovarsi in difficoltà.

COO e Direttore Operations sono la stessa cosa?

Non necessariamente.

Il titolo COO tende a suggerire un perimetro più ampio e una maggiore vicinanza alla direzione generale.

Il Direttore Operations può avere invece una responsabilità più concentrata sulle funzioni operative.

Ma nella pratica i titoli vengono utilizzati in modi molto diversi.

Un Direttore Operations di una PMI potrebbe avere un perimetro molto più ampio di un COO di un’organizzazione complessa.

Per questo nella ricerca è più utile analizzare:

responsabilità;

riporto;

funzioni coordinate;

budget;

numero di persone;

autonomia;

responsabilità economiche;

partecipazione alle decisioni strategiche.

Il job title viene dopo.

COO o Plant Manager?

Anche questa distinzione può diventare importante soprattutto nelle aziende industriali.

Il Plant Manager è normalmente concentrato sulla gestione di uno stabilimento.

Il COO può invece avere una responsabilità più ampia, per esempio su più siti produttivi oppure su produzione, supply chain, procurement e logistica.

Un Plant Manager molto esperto potrebbe rappresentare un candidato interessante per una posizione di Operations Director.

Ma il passaggio richiede di verificare che abbia sviluppato una visione sufficientemente trasversale.

Aver gestito bene uno stabilimento non significa automaticamente essere pronti a governare l’intera macchina operativa di un’azienda.

Cercare qualcuno che abbia già fatto esattamente lo stesso lavoro?

È la strada apparentemente più sicura.

Ma può restringere eccessivamente il mercato.

Immaginiamo una PMI industriale che passa da 80 a 150 milioni di fatturato e vuole inserire il primo COO.

Potremmo cercare soltanto persone che siano già COO in aziende identiche.

Oppure potremmo chiederci:

chi ha già contribuito a gestire un’organizzazione durante una fase di crescita simile?

Potrebbe essere un Operations Director.

Un Direttore Industriale.

Un General Manager.

Un manager con responsabilità su più stabilimenti.

La ricerca diretta dovrebbe consentire di esplorare anche questi percorsi.

Quanto conta il settore?

Dipende dalla natura delle Operations.

In alcuni contesti la conoscenza del settore, delle tecnologie o delle normative può essere determinante.

In altri casi sono soprattutto le caratteristiche organizzative a essere trasferibili.

Per esempio:

numero di stabilimenti;

complessità della supply chain;

modello make-to-order;

produzione internazionale;

elevato numero di SKU;

forte stagionalità;

crescita per acquisizioni;

organizzazione multi-country.

Un candidato proveniente da un settore differente potrebbe aver gestito lo stesso tipo di complessità operativa.

La domanda quindi non dovrebbe essere soltanto:

“Conosce il nostro prodotto?”

ma anche:

“Ha già governato un sistema operativo simile al nostro?”

Il COO che gestisce e il COO che trasforma

Questa distinzione può cambiare completamente la ricerca.

Un’azienda con processi consolidati può avere bisogno di qualcuno capace di garantire performance, coordinamento e miglioramento continuo.

Un’altra può trovarsi in una situazione molto diversa:

processi poco definiti;

responsabilità sovrapposte;

sistemi insufficienti;

KPI non strutturati;

manager da sviluppare;

funzioni che comunicano poco.

Qui serve una persona capace di costruire e trasformare.

Un manager eccellente nel primo scenario non è necessariamente quello corretto per il secondo.

Come valutare un COO

Nel colloquio è particolarmente utile lavorare su situazioni concrete.

Per esempio:

“Quale organizzazione hai trovato quando sei entrato?”

“Qual era il principale problema operativo?”

“Quali processi hai modificato?”

“Come hai stabilito le priorità?”

“Quali KPI hai introdotto?”

“Come hai gestito manager che non condividevano il cambiamento?”

“Quale progetto di trasformazione non ha funzionato?”

“Come gestisci un conflitto tra Sales e Operations?”

“Quale decisione hai preso contro l’opinione iniziale del CEO?”

L’obiettivo è capire non soltanto cosa il candidato conosce, ma come prende decisioni quando deve gestire complessità e interessi differenti.

I risultati vanno letti nel loro contesto

“Ha ridotto i costi del 15%.”

È interessante.

Ma come?

Attraverso efficienza?

Rinegoziazione?

Riduzione del personale?

Automazione?

Ridisegno della supply chain?

Cambio del mix produttivo?

E soprattutto: quale situazione aveva trovato?

Nella valutazione di un COO è importante ricostruire il rapporto tra decisioni prese, contesto e risultati ottenuti.

Solo così possiamo capire quanto quell’esperienza sia trasferibile.

Grande multinazionale o PMI?

Un COO proveniente da una multinazionale può portare metodo, processi e capacità di gestione della complessità.

Ma potrebbe essere abituato ad avere strutture importanti a supporto.

HR.

Finance.

IT.

Procurement.

PMO.

Business intelligence.

In una PMI potrebbe dover lavorare con risorse molto inferiori e intervenire personalmente su problemi che prima venivano gestiti da interi team.

Viceversa, un manager cresciuto in una PMI può avere grande capacità di execution e autonomia, ma non aver mai gestito organizzazioni molto articolate.

Non esiste una provenienza migliore in assoluto.

Bisogna verificare quanto il contesto precedente sia compatibile con quello futuro.

Perché i COO più interessanti possono non rispondere agli annunci

Un manager con responsabilità così ampie è spesso già impegnato in progetti importanti.

Potrebbe non essere attivamente sul mercato.

Questo rende la ricerca diretta particolarmente utile.

Invece di aspettare chi si candida, è possibile costruire il mercato delle aziende nelle quali esistono professionisti con esperienze coerenti e contattarli direttamente.

La domanda cambia da:

“Chi sta cercando un lavoro da COO?”

a:

“Chi potrebbe essere il COO giusto per questo progetto?”

Come costruire il mercato della ricerca

Non partirei esclusivamente dai concorrenti.

Partirei dalle caratteristiche del problema.

Se l’azienda deve affrontare una fase di crescita, cerchiamo organizzazioni che abbiano già vissuto una crescita comparabile.

Se deve integrare acquisizioni, cerchiamo manager che abbiano già gestito integrazioni.

Se deve strutturare le Operations, cerchiamo chi abbia costruito processi e organizzazioni.

Se deve coordinare più stabilimenti, individuiamo manager con esperienza multisito.

Il mercato della ricerca viene così costruito intorno alla sfida, non soltanto intorno al settore.

La geografia della ricerca

Per un COO la localizzazione può avere caratteristiche differenti rispetto a un Plant Manager.

Se il ruolo riguarda più stabilimenti o più Paesi, una parte significativa dell’attività può comportare trasferte.

In altri casi la vicinanza alla sede centrale è essenziale per il rapporto quotidiano con CEO e management.

Bisogna quindi capire:

dove si trova l’headquarter;

quanto è richiesta presenza;

quanti siti devono essere visitati;

quale mobilità è necessaria;

se è possibile relocation;

quale organizzazione del lavoro è compatibile con il ruolo.

Solo successivamente ha senso definire il territorio della ricerca.

Un head hunter di Milano può cercare un COO in tutta Italia?

Sì.

Anche in questo caso la sede dell’head hunter non coincide con la geografia dei candidati.

Un’azienda può scegliere una società di head hunting con sede a Milano per una ricerca in Emilia-Romagna, Veneto, Piemonte, Toscana o altre aree.

Oppure un’azienda con sede a Milano può richiedere una ricerca nazionale.

Il territorio deve seguire il mercato dei professionisti potenzialmente adatti alla posizione.

Come presentare l’opportunità a un COO

Per un manager senior il titolo raramente basta.

Bisogna spiegare il mandato.

Perché nasce la posizione?

Qual è il rapporto con il CEO?

Quali funzioni avrà sotto responsabilità?

Quale autonomia?

Quali problemi dovrà affrontare?

Quali investimenti sono previsti?

Quanto è realmente disponibile al cambiamento l’organizzazione?

Quale sarà la misura del successo dopo due anni?

Sono queste informazioni che possono trasformare un contatto con un professionista passivo in un interesse reale.

E se il mercato non risponde?

È un’informazione.

Se manager coerenti rifiutano ripetutamente il progetto, bisogna comprenderne la ragione.

Retribuzione?

Perimetro troppo ampio?

Poca autonomia?

Sede?

Titolo non coerente con le responsabilità?

Rapporto con la proprietà poco chiaro?

Aspettative eccessive?

La ricerca diretta permette anche di restituire questo feedback all’azienda e, quando necessario, ricalibrare il profilo.

Quando affidare la ricerca di un COO a un head hunter

Può essere particolarmente utile quando la posizione ha forte impatto sull’organizzazione, richiede riservatezza, il profilo è difficile da definire oppure i professionisti più interessanti sono già occupati.

La ricerca diretta consente inoltre di confrontare manager provenienti da percorsi differenti, senza limitare la selezione a chi possiede già esattamente lo stesso job title.

Come lavora OKTOPOUS nella ricerca di un COO / Direttore Operations

Per OKTOPOUS il punto di partenza è capire che cosa deve funzionare diversamente dopo l’ingresso del nuovo manager.

Analizziamo quindi il contesto:

organizzazione;

processi;

dimensione;

struttura manageriale;

Operations;

fase aziendale;

rapporto con CEO o proprietà;

obiettivi della posizione.

Da questi elementi può essere costruito il mercato della ricerca.

La ricerca diretta permette di individuare COO, Operations Director e manager provenienti da percorsi potenzialmente coerenti anche quando non stanno cercando attivamente una nuova opportunità.

OKTOPOUS opera da Milano, mentre la geografia della ricerca viene definita sulla base dell’azienda, della posizione e del mercato dei candidati.

In sintesi: il COO deve essere costruito intorno all’azienda

COO è un titolo.

La vera ricerca riguarda il mandato.

Prima di cercare candidati bisogna rispondere a una domanda:

“Che cosa dovrà riuscire a far funzionare meglio questa persona?”

Una volta chiarito questo punto possiamo capire quali esperienze cercare, quali aziende mappare, quali settori esplorare e quali manager contattare.

Perché il COO corretto non è necessariamente quello con il titolo più prestigioso.

È quello che ha già dimostrato di saper gestire una complessità sufficientemente simile a quella che l’azienda gli affiderà.

FAQ

Come trovare un buon COO?
Bisogna prima definire il mandato, le funzioni coordinate, gli obiettivi e il rapporto con CEO o proprietà. Da questi elementi si costruisce il mercato dei potenziali candidati.

COO e Direttore Operations sono la stessa cosa?
Non necessariamente. Il perimetro dipende dall’organizzazione. È più utile confrontare responsabilità reali che job title.

Un COO deve provenire dallo stesso settore?
Dipende dal ruolo. In alcuni contesti l’esperienza settoriale è essenziale; in altri possono essere maggiormente rilevanti complessità operativa e trasformazioni già gestite.

Un Plant Manager può diventare COO?
Può essere un percorso possibile quando il manager ha sviluppato responsabilità sufficientemente ampie e una visione che va oltre il singolo stabilimento.

Qual è il ruolo del COO in una PMI?
Può avere un ruolo particolarmente trasversale, coordinando l’esecuzione e contribuendo a rendere l’organizzazione meno dipendente dalla gestione quotidiana dell’imprenditore.

Come trovare COO che non stanno cercando lavoro?
Attraverso la ricerca diretta è possibile mappare aziende e professionisti potenzialmente coerenti e contattarli direttamente.

Un head hunter di Milano può cercare un COO fuori dalla Lombardia?
Sì. La sede dell’head hunter e il territorio nel quale vengono cercati i candidati sono due elementi distinti.