Ci sono ricerche di personale che un’azienda può comunicare apertamente.

E ce ne sono altre in cui la riservatezza è una parte essenziale del progetto.

Può accadere quando un manager è ancora in posizione.

Quando l’azienda sta preparando una riorganizzazione non ancora comunicata.

Quando sta creando una nuova funzione strategica.

Quando è in corso un passaggio generazionale.

Oppure quando la semplice diffusione della notizia potrebbe generare conseguenze verso dipendenti, clienti, fornitori, concorrenti o mercato.

In queste situazioni pubblicare un normale annuncio può essere poco adatto.

La ricerca deve essere progettata diversamente.

Una ricerca riservata, però, non significa semplicemente:

“Non pubblichiamo il nome dell’azienda.”

Significa definire con attenzione chi può conoscere quali informazioni, in quale momento del processo e per quale motivo.

Che cos’è una ricerca riservata?

Una ricerca riservata è un processo di selezione nel quale alcune informazioni relative all’azienda, alla posizione o alle ragioni della ricerca vengono condivise in maniera progressiva e controllata.

Il livello di riservatezza può variare.

In alcuni casi può essere noto:

il settore;

il territorio;

la dimensione dell’azienda;

la tipologia di ruolo.

Ma non il nome della società.

In situazioni più delicate potrebbe essere necessario limitare inizialmente anche altri elementi che renderebbero l’azienda facilmente identificabile.

Non esiste quindi un unico modello di confidential search.

La prima domanda è:

che cosa deve rimanere riservato?

Perché un’azienda può aver bisogno di sostituire un manager in modo riservato?

Una delle situazioni più frequenti riguarda la sostituzione di una persona ancora in azienda.

Immaginiamo che l’impresa abbia deciso di sostituire un Direttore Commerciale.

La persona continua però a:

gestire il team;

incontrare clienti;

negoziare;

partecipare alle riunioni;

rappresentare l’azienda.

Rendere pubblica prematuramente la ricerca potrebbe avere conseguenze organizzative e relazionali.

L’azienda potrebbe quindi decidere di esplorare il mercato prima che il cambiamento venga comunicato.

Ricerca riservata non significa soltanto sostituzione

La confidential search può essere utile anche in altre circostanze.

Per esempio:

riorganizzazioni;

nuove business unit;

operazioni societarie;

ingresso in nuovi mercati;

passaggi generazionali;

rafforzamento del management;

nuove funzioni non ancora comunicate;

progetti strategici.

In questi casi l’esistenza stessa della posizione può fornire informazioni sull’evoluzione dell’azienda.

Il primo passaggio: definire il perimetro della riservatezza

Prima di iniziare la ricerca è utile stabilire esattamente quali informazioni possono essere condivise.

Per esempio:

possiamo indicare il settore?

Possiamo indicare la regione?

Possiamo parlare della dimensione aziendale?

Possiamo descrivere il prodotto?

Possiamo comunicare il riporto?

Possiamo indicare il motivo della ricerca?

Quando può essere rivelato il nome dell’azienda?

A chi?

In quale fase?

Queste decisioni dovrebbero essere prese prima di iniziare i contatti.

Non basta scrivere “azienda confidenziale”

Nascondere semplicemente il nome può non essere sufficiente.

Immaginiamo una descrizione come:

Azienda italiana con sede in provincia di X, leader nella produzione di uno specifico componente, 300 dipendenti, due stabilimenti e forte presenza in Germania.

In un mercato molto piccolo, un candidato esperto potrebbe identificare facilmente l’azienda.

La riservatezza deve quindi essere valutata considerando l’insieme delle informazioni condivise.

Quanto è piccolo il mercato?

Questo elemento può cambiare radicalmente il processo.

In un settore con centinaia di aziende simili può essere relativamente semplice descrivere il contesto senza rendere riconoscibile la società.

In una nicchia con cinque operatori principali è molto più difficile.

Lo stesso vale per alcune aree geografiche.

“Grande azienda industriale del Nord Italia” può essere generico.

“Produttore di una specifica tecnologia con stabilimento in una determinata provincia” potrebbe identificare quasi immediatamente l’organizzazione.

Riservatezza e ricerca diretta

Una ricerca confidenziale si presta particolarmente bene alla ricerca diretta.

Invece di comunicare pubblicamente la vacancy, viene costruito il mercato dei potenziali candidati.

Il processo può seguire questa logica:

brief riservato → market mapping → aziende target → identificazione → contatto discreto → interesse preliminare → condivisione progressiva delle informazioni → valutazione.

L’obiettivo è ridurre l’esposizione pubblica della ricerca.

Market mapping prima del contatto

In una ricerca riservata è ancora più importante evitare un approccio indiscriminato.

Prima di contattare il mercato bisogna capire:

quali aziende esplorare;

quali ruoli;

quali professionisti;

quali settori adiacenti;

quali territori.

Una mappa accurata permette di limitare i contatti a persone che hanno una ragione concreta per essere considerate.

Più il progetto è sensibile, meno ha senso contattare indiscriminatamente il mercato.

Il problema dei concorrenti

Molte ricerche manageriali portano naturalmente verso professionisti che lavorano nei concorrenti.

Ma nelle ricerche riservate questo può creare una particolare sensibilità.

Se l’azienda viene identificata troppo presto, l’informazione potrebbe circolare proprio all’interno del mercato competitivo più vicino.

Per questo bisogna valutare attentamente:

cosa comunicare;

quando comunicarlo;

come descrivere il progetto;

quanto sia riconoscibile l’azienda.

Il primo contatto con il candidato

Un candidato passivo potrebbe ricevere un messaggio relativo a una:

“ricerca manageriale riservata”.

Ma questa formula, da sola, non basta.

La persona deve avere informazioni sufficienti per decidere se dedicare tempo a una conversazione.

Si può quindi iniziare descrivendo, quando appropriato:

tipologia di ruolo;

perimetro;

settore;

dimensione;

sfida manageriale;

area geografica.

Senza necessariamente rivelare subito gli elementi che devono rimanere protetti.

Riservatezza non significa vaghezza totale

Se diciamo soltanto:

“Ho un’importante opportunità confidenziale per lei.”

il candidato dispone di pochissimi elementi per valutarla.

Un professionista senior potrebbe ricevere molti contatti.

È quindi necessario trovare un equilibrio tra:

proteggere l’azienda

e

fornire al candidato informazioni sufficienti per generare un interesse consapevole.

Quando comunicare il nome dell’azienda?

Non esiste una fase universalmente corretta.

Dipende dal progetto.

In alcune ricerche il nome può essere comunicato durante il primo confronto approfondito.

In altre può essere opportuno farlo successivamente, dopo avere verificato un interesse preliminare.

L’importante è che il processo sia definito in anticipo e che il candidato sappia chiaramente quando e perché determinate informazioni non sono ancora disponibili.

Il candidato deve sapere che la ricerca è riservata

Sì.

Se alcune informazioni non possono essere condivise immediatamente, è preferibile essere trasparenti sul fatto che esiste un vincolo di riservatezza.

La riservatezza non dovrebbe trasformarsi in ambiguità.

Si può spiegare che:

la ricerca è confidenziale;

alcuni dettagli verranno condivisi in una fase successiva;

il processo prevede determinati passaggi.

Questo permette di costruire una relazione più chiara.

Anche il candidato ha bisogno di riservatezza

La confidential search non riguarda soltanto l’azienda.

Spesso il candidato è un manager già occupato.

Potrebbe non avere comunicato a nessuno la disponibilità a valutare alternative.

Potrebbe lavorare proprio in un concorrente.

Potrebbe ricoprire una posizione molto visibile.

Anche le sue informazioni devono quindi essere gestite con attenzione.

Un CV non dovrebbe circolare indiscriminatamente.

Presentare un candidato non significa semplicemente inoltrare un CV

Nelle ricerche sensibili è particolarmente importante che sia chiaro:

chi riceverà le informazioni;

per quale posizione;

in quale fase;

con quale livello di interesse.

La qualità della relazione con il candidato dipende anche dalla percezione di controllo sul proprio percorso.

Chi deve conoscere la ricerca all’interno dell’azienda?

Un’altra domanda importante.

Una ricerca confidenziale potrebbe essere conosciuta soltanto da:

CEO;

imprenditore;

HR Director;

membro del board;

responsabile della funzione.

Più persone vengono coinvolte, più aumenta naturalmente la circolazione delle informazioni.

Questo non significa escludere interlocutori necessari.

Significa stabilire chi deve realmente partecipare e quando.

Definire un decision maker

La riservatezza non dovrebbe rendere il processo decisionale confuso.

È utile chiarire dall’inizio:

chi approva il profilo;

chi riceve la shortlist;

chi incontra i candidati;

chi decide;

chi gestisce l’offerta.

Questo può rendere il processo contemporaneamente più controllato e più rapido.

Come organizzare i colloqui

Anche la logistica può diventare delicata.

Un candidato potrebbe non poter entrare tranquillamente nella sede dell’azienda se il suo arrivo rischia di essere notato.

Potrebbe quindi essere opportuno, a seconda della situazione, utilizzare:

video call;

sedi esterne;

uffici riservati;

orari adeguati;

incontri in luoghi compatibili con il livello di discrezione richiesto.

Non esiste una soluzione unica.

Conta comprendere il rischio concreto.

Attenzione agli appuntamenti in luoghi pubblici

Un luogo esterno non è automaticamente più riservato.

In alcuni settori molto concentrati, incontrarsi in un ristorante frequentato da persone dello stesso mercato potrebbe essere meno discreto di una video call.

Anche questi dettagli dipendono dal contesto.

Ricerca riservata e LinkedIn

Un errore possibile è associare automaticamente ricerca diretta a un’attività molto visibile sui social professionali.

La ricerca può utilizzare piattaforme professionali per identificare persone, ma una confidential search richiede particolare attenzione al modo in cui vengono effettuati i contatti e alle informazioni condivise.

L’obiettivo non è “far sapere al mercato che stiamo cercando”.

È raggiungere professionisti selezionati.

Annuncio anonimo o ricerca diretta?

Un annuncio anonimo può essere una possibilità in alcune situazioni.

Ma presenta dei limiti.

Il candidato potrebbe comunque riconoscere l’azienda.

Oppure potrebbe essere meno interessato a candidarsi senza sapere chi sta assumendo.

Inoltre rimane una logica basata prevalentemente sulle candidature.

La ricerca diretta permette invece di identificare prima il mercato e poi contattare persone specifiche.

Le due modalità possono essere valutate in funzione del progetto.

Come valutare candidati senza rivelare troppo presto l’azienda

Nelle prime conversazioni è possibile approfondire molti elementi senza necessariamente comunicare immediatamente il nome.

Per esempio:

responsabilità attuali;

dimensione del team;

esperienze;

risultati;

settore;

tecnologie;

mercati;

motivazioni;

aspettative economiche;

geografia;

disponibilità.

Questo permette di capire se esistono i presupposti per procedere.

Ma a un certo punto il candidato deve poter valutare l’azienda

La riservatezza non può diventare un processo a senso unico.

Prima di prendere decisioni significative, il professionista deve disporre delle informazioni necessarie per valutare il progetto.

Cultura.

Management.

Situazione aziendale.

Obiettivi.

Contesto.

Condizioni.

Ragioni della posizione, nei limiti di quanto può essere condiviso.

L’azienda valuta il candidato.

Il candidato deve poter valutare l’azienda.

Sostituire un manager: attenzione al brief

Quando la ricerca nasce da una sostituzione, può emergere un errore particolare:

cercare semplicemente la copia della persona uscente.

Ma se l’azienda ha deciso di cambiare manager, è utile chiedersi perché.

La posizione è cambiata?

L’organizzazione è cresciuta?

Serve un diverso stile di leadership?

Il mercato è cambiato?

La funzione deve evolvere?

La ricerca riservata può diventare anche un’occasione per ridefinire il mandato.

Non trasformare la ricerca in un giudizio sulla persona attuale

Nel briefing è necessario capire perché l’azienda desidera un cambiamento.

Ma la ricerca dovrebbe concentrarsi soprattutto sul futuro:

che cosa dovrà fare il nuovo manager?

Questo aiuta anche a comunicare il progetto ai candidati senza entrare inutilmente in valutazioni personali sulla persona che occupa attualmente il ruolo.

Ricerca riservata e passaggio generazionale

Nelle aziende familiari la confidential search può assumere caratteristiche particolari.

L’impresa potrebbe voler introdurre:

un CFO;

un COO;

un General Manager;

un HR Director;

un manager esterno.

Ma la nuova struttura potrebbe non essere ancora stata comunicata.

In questi casi è importante chiarire:

ruolo della proprietà;

ruolo della famiglia;

autonomia del manager;

governance futura;

mandato.

Sono elementi decisivi anche per attrarre il candidato.

Ricerca riservata per una nuova business unit

Un’altra situazione riguarda la creazione di una funzione o divisione.

Per esempio:

nuovo mercato;

nuovo Paese;

nuova linea di prodotto;

nuovo canale;

nuova tecnologia.

L’azienda potrebbe non voler rendere pubblico il progetto prima di una determinata fase.

La ricerca del manager può però dover iniziare molto prima.

Anche qui ricerca diretta e condivisione progressiva delle informazioni possono essere utili.

Quanto tempo richiede una ricerca riservata?

Non esiste una durata standard.

La confidential search può richiedere maggiore attenzione nei contatti e nella gestione delle informazioni, ma il tempo dipende soprattutto da:

rarità del profilo;

mercato;

geografia;

package;

disponibilità dei candidati;

numero di interlocutori;

velocità decisionale.

La riservatezza non dovrebbe diventare una giustificazione per processi indefiniti.

Riservatezza e velocità devono convivere

Quando un candidato interessante entra nel processo, lunghi silenzi possono essere problematici.

Soprattutto se il professionista non stava cercando attivamente.

È quindi utile stabilire prima:

chi deve dare feedback;

entro quali tempi;

quali colloqui sono necessari;

quando si può condividere ogni livello di informazione.

Una buona progettazione riduce improvvisazioni.

È possibile garantire una riservatezza assoluta?

È più corretto evitare promesse assolute.

Qualunque processo che coinvolga più persone comporta un certo livello di rischio informativo.

L’obiettivo dovrebbe essere ridurre l’esposizione e gestire le informazioni in modo coerente con la sensibilità del progetto.

Per questo una confidential search deve essere progettata con particolare attenzione fin dall’inizio.

Quando utilizzare un head hunter per una ricerca riservata?

La ricerca diretta può essere particolarmente adatta quando:

il manager attuale è ancora in posizione;

la ricerca non può essere comunicata pubblicamente;

il mercato professionale è ristretto;

bisogna contattare candidati già occupati;

la posizione è senior;

serve controllare progressivamente le informazioni;

l’azienda vuole mappare il mercato prima di esporsi pubblicamente.

In questi casi il valore non consiste soltanto nell’identificare candidati.

Consiste anche nel progettare il processo di ricerca.

Come lavora OKTOPOUS in una ricerca riservata

Una ricerca confidenziale dovrebbe iniziare con la definizione del perimetro informativo.

Prima di contattare il mercato è utile stabilire:

quali informazioni sono riservate;

quali possono essere comunicate;

quando può essere rivelata l’identità dell’azienda;

quali interlocutori interni saranno coinvolti;

quale mercato deve essere esplorato;

come verranno gestiti i candidati;

quale processo decisionale seguirà la ricerca.

Successivamente può essere costruita la market map e avviata la ricerca diretta verso professionisti potenzialmente coerenti.

OKTOPOUS ha sede a Milano, mentre la geografia della ricerca viene definita in funzione della posizione e del mercato rilevante.

In sintesi: una ricerca riservata è soprattutto una ricerca progettata

La differenza non sta semplicemente nel togliere il nome dell’azienda dall’annuncio.

Bisogna decidere:

chi sa cosa;

quando lo sa;

perché deve saperlo;

come vengono contattati i candidati;

come vengono condivise le informazioni;

chi prende le decisioni.

La riservatezza funziona meglio quando non viene gestita come un vincolo aggiunto all’ultimo momento, ma come una caratteristica strutturale dell’intero processo di ricerca.

FAQ

Cos’è una ricerca riservata di personale?
È una ricerca nella quale alcune informazioni sull’azienda, sulla posizione o sulle ragioni dell’assunzione vengono condivise in modo controllato durante il processo.

Si può cercare un nuovo manager mentre quello attuale è ancora in azienda?
Può accadere. In queste situazioni è particolarmente importante definire con attenzione modalità di ricerca, interlocutori coinvolti e gestione delle informazioni.

Una ricerca riservata deve essere pubblicata come annuncio anonimo?
Non necessariamente. Una possibilità è utilizzare la ricerca diretta, identificando e contattando professionisti selezionati senza pubblicizzare ampiamente la posizione.

Quando viene comunicato al candidato il nome dell’azienda?
Dipende dal livello di riservatezza richiesto e dal processo concordato. È opportuno stabilirlo prima di iniziare la ricerca.

Il candidato deve sapere che la ricerca è confidenziale?
È utile essere chiari sul fatto che alcune informazioni non possono essere condivise immediatamente e spiegare come procederà il processo.

Anche il candidato ha diritto alla riservatezza?
La gestione attenta delle informazioni del professionista è particolarmente importante quando si tratta di manager già occupati o persone provenienti da mercati professionali molto concentrati.

È possibile garantire che nessuno scopra la ricerca?
È preferibile non parlare di garanzie assolute. Un processo ben progettato può ridurre l’esposizione delle informazioni e limitarne la circolazione alle persone necessarie.

Un head hunter di Milano può gestire una ricerca riservata fuori Milano?
Sì. La sede dell’head hunter e la geografia dei candidati sono elementi distinti. Il mercato viene definito in funzione della posizione.